După SAF-T, e-Factura și e-Transport, urmează presiune mai mare pe payroll

Companiile ar trebui să acorde mai multă atenție proceselor de salarizare, într-un context în care digitalizarea fiscală ar putea extinde cerințele de raportare și verificare și către această zonă, potrivit unei analize realizate de EY România.

După implementarea SAF-T, e-Factura și e-Transport, firmele trebuie să privească mai atent datele din zona de payroll, chiar dacă în România nu există în prezent un proiect oficial numit SAF-P.

„După SAF-T, e-Factura şi e-Transport, companiile ar trebui să privească mai atent zona de salarizare. Nu există astăzi un proiect SAF-P în România, dar direcţia digitalizării fiscale arată clar că datele salariale nu vor rămâne mult timp în afara radarului autorităţilor”, se arată în analiza semnată de Claudia Sofianu, partener, People Advisory Services Leader, EY România.

Conformarea fiscală se mută tot mai mult pe date

Potrivit EY, România a intrat deja într-o etapă a conformării fiscale bazate pe date. Declarația informativă D406 pentru SAF-T, e-Factura, e-Transport și schimbul tot mai extins de informații între instituții au schimbat relația dintre contribuabili și administrația fiscală.

Nu mai este vorba doar despre declarații depuse la termen, ci despre baze de date, codificări și reconcilieri care pot fi citite, comparate și verificate mult mai rapid decât în trecut.

În acest context, zona de salarizare devine relevantă nu doar pentru departamentele de HR, ci și pentru directorii financiari, echipele fiscale și responsabilii de conformare.

Ce este SAF-P

Standard Audit File - Payroll, cunoscut ca SAF-P, este un standard al Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică, publicat în aprilie 2010 de Forum on Tax Administration.

Acesta descrie o structură prin care datele de salarizare pot fi extrase din sistemele companiilor și puse la dispoziția autorităților sau auditorilor într-un format standardizat.

Dacă SAF-T privește în principal datele contabile și fiscale, SAF-P mută aceeași logică în zona salarială. Aici intră informații privind angajații, veniturile, impozitul pe venit, contribuțiile sociale, beneficiile, perioadele de plată și ajustările.

EY atrage atenția că diferența este importantă, deoarece SAF-P intră într-un teritoriu mult mai sensibil, aflat la intersecția dintre fiscalitate, legislația muncii, securitate socială, timp de lucru, mobilitate internațională și politici de resurse umane.

România are deja sisteme care colectează date relevante

La nivel internațional, SAF-P nu a avut aceeași traiectorie de adopție ca SAF-T. Există ca standard OCDE și ca model de referință, dar nu există în prezent o hartă amplă de implementări naționale oficiale în forma exactă a standardului.

Totuși, România are deja mai multe sisteme care arată direcția în care se îndreaptă raportarea digitală. Declarația 112 colectează lunar informații despre impozitul pe venit și contribuțiile sociale, REGES conține date esențiale despre contractele de muncă, iar SAF-T, e-Factura și e-Transport extind logica datelor structurate către alte zone ale economiei.

Privite împreună, aceste sisteme arată că statul își construiește treptat o capacitate mai mare de a corela informații din surse multiple.

Payroll-ul nu mai este doar un calcul lunar

Potrivit analizei, activitatea de salarizare nu reprezintă doar calculul lunar al salariilor. În multe organizații, problema nu este că salarizarea nu funcționează, ci că datele sunt gestionate prin prea multe sisteme diferite.

Un sistem poate fi folosit pentru pontaj, altul pentru resurse umane, altul pentru salarizare și altul pentru contabilitate. SAF-T a arătat că diferențele mici, tolerate ani la rând în sistemele interne, devin vizibile atunci când datele sunt extrase standardizat.

Într-un scenariu de tip SAF-P, vulnerabilitățile ar putea apărea în zone precum codificarea beneficiilor, tratamentul indemnizațiilor, calculul contribuțiilor, veniturile angajaților mobili, corelarea absențelor cu salariul și reconcilierea cu datele financiare.

Risc fiscal pentru CFO, tax manager și HR

EY arată că SAF-P nu ar trebui privit ca o simplă discuție despre un fișier tehnic. Este, mai degrabă, o discuție despre guvernanța datelor de personal și payroll: cine deține datele, cine le validează, cine decide tratamentul fiscal al beneficiilor și cine poate explica rapid o diferență atunci când autoritatea o identifică înaintea companiei.

Pentru directorii financiari, payroll-ul trebuie inclus în agenda de control financiar și de risc. Costurile salariale sunt printre cele mai mari costuri ale unei organizații, iar datele asociate lor au impact direct în contabilitate, cash flow, bugete și controale interne.

Pentru tax manageri, SAF-P este un semnal timpuriu că zona taxelor salariale va depinde tot mai mult de calitatea datelor. Nu va mai fi suficientă interpretarea corectă a legii, ci va conta și dacă această interpretare este reflectată corect în coduri, reguli de sistem, tratamente automate, documentație și raportări recurente.

Datele de HR devin date de conformare

Pentru directorii de HR, concluzia este că digitalizarea fiscală ajunge inevitabil și în zona oamenilor. Datele de HR nu mai sunt doar administrative, ci devin date de conformare, date de risc și informații care pot influența experiența angajaților.

O politică de beneficii bine intenționată, dar prost codificată în payroll, poate crea expuneri fiscale. De asemenea, un model de lucru flexibil, dar insuficient documentat, poate ridica întrebări privind taxarea, contribuțiile sociale sau respectarea legislației muncii.

„Poate că România nu va implementa SAF-P sub această denumire. Poate va continua să dezvolte raportări locale, integrate treptat, în jurul sistemelor deja existente. Dar direcţia este greu de ignorat”, susțin autorii analizei.

Potrivit EY, după contabilitate, facturare și transporturi, payroll-ul este una dintre zonele în care autoritățile vor cere, probabil, mai multă transparență digitală.

„Pentru CFO, tax manager şi directorul HR, pregătirea nu înseamnă să anticipeze numele viitoarei raportări, ci să se uite onest la calitatea datelor, la controalele interne şi la felul în care HR, payroll, financiar şi tax lucrează împreună”, a adăugat autoarea analizei.

EY furnizează, prin intermediul celor peste 1.000 de angajați din România și Republica Moldova, servicii integrate de audit, asistență fiscală, juridică, strategie și tranzacții și consultanță pentru companii multinaționale și locale.