Ce verifică ANAF atunci când începe o inspecție fiscală la o firmă

O inspecție fiscală nu mai înseamnă doar venirea unor inspectori care cer dosare cu facturi și registre contabile. În ultimii ani, ANAF a ajuns să aibă acces la tot mai multe date înainte de începerea controlului: declarații fiscale, bilanțuri, informații din e-Factura, raportări SAF-T, deconturi de TVA, informații din SPV, date despre plăți, parteneri comerciali și eventuale neconcordanțe între documentele firmei și raportările transmise.

De aceea, pentru o firmă, întrebarea importantă nu este doar „ce acte îmi cere ANAF?”, ci „ce vede ANAF despre firmă înainte de inspecție?”.

Inspecția fiscală începe, de regulă, de la analiza de risc

Codul de procedură fiscală definește analiza de risc ca activitatea prin care organul fiscal identifică riscurile de neconformare privind îndeplinirea obligațiilor fiscale, le evaluează și le folosește în administrarea fiscală. Cu alte cuvinte, ANAF caută contribuabilii la care există semnale că declarațiile, plățile sau tranzacțiile nu se potrivesc cu realitatea economică.

Ghidul ANAF pentru inspecția fiscală arată că selectarea contribuabililor care urmează să fie verificați se face în funcție de nivelul riscului, iar analiza de risc identifică riscurile fiscale ale contribuabililor. ANAF menționează explicit că nu toți contribuabilii pot fi incluși în planul de control, astfel că resursele sunt orientate către zonele considerate cu risc mai mare.

Asta înseamnă că o firmă poate ajunge în inspecție fiscală din mai multe motive: diferențe între declarații și evidența contabilă, TVA de rambursat, pierderi repetate, marje de profit neobișnuite, relații comerciale cu firme cu risc fiscal, neconcordanțe în e-Factura sau SAF-T, achiziții fără justificare economică, solduri neobișnuite în casă sau datorii fiscale repetate.

Citește și: ANAF introduce reguli mai stricte pentru cesiunea părților sociale. Firmele cu datorii vor trebui să aducă garanții

Ce are dreptul ANAF să verifice

Potrivit Codului de procedură fiscală, inspecția fiscală are ca obiect verificarea legalității și conformității declarațiilor fiscale, corectitudinii și exactității obligațiilor fiscale, respectării legislației fiscale și contabile, verificarea sau stabilirea bazelor de impozitare și stabilirea eventualelor diferențe de obligații fiscale principale.

În practică, inspectorii verifică dacă ce a declarat firma la ANAF corespunde cu ce există în contabilitate și cu realitatea economică. Se uită la venituri, cheltuieli, TVA colectată și deductibilă, impozit pe profit sau pe veniturile microîntreprinderii, contribuții salariale, impozite reținute la sursă, stocuri, mijloace fixe, contracte, extrase bancare și relații cu partenerii.

Codul permite organului de inspecție să examineze documentele din dosarul fiscal, să verifice concordanța dintre declarații și evidența contabilă, să analizeze informații fiscale din surse proprii sau externe, să solicite informații de la terți și să verifice locurile unde se desfășoară activități generatoare de venituri impozabile.

Primul punct sensibil: declarațiile fiscale

ANAF verifică dacă declarațiile fiscale au fost depuse corect, la timp și dacă datele din ele se potrivesc între ele. Sunt analizate declarații precum decontul de TVA, declarațiile privind impozitul pe profit sau pe veniturile microîntreprinderilor, declarațiile salariale, bilanțurile, raportările informative și, după caz, declarația SAF-T.

Declarația SAF-T, formularul 406, este fișierul standard de control fiscal prin care contribuabilul transmite informații contabile și fiscale într-un format standardizat, potrivit explicațiilor ANAF privind OPANAF 1783/2021.

Pentru inspectorii fiscali, SAF-T poate deveni o hartă detaliată a firmei: conturi contabile, clienți, furnizori, facturi, produse, stocuri, mijloace fixe și taxe. Dacă raportarea SAF-T nu se potrivește cu declarațiile fiscale sau cu evidența contabilă, firma poate fi întrebată de ce apar diferențe.

TVA, zona unde apar multe controale

TVA este una dintre cele mai sensibile zone ale unei inspecții fiscale. ANAF verifică dacă firma a colectat TVA atunci când trebuia, dacă a dedus TVA doar pentru achiziții reale și necesare activității, dacă facturile au documente justificative și dacă operațiunile declarate sunt confirmate de parteneri.

Un punct de risc poate fi TVA de rambursat. Firmele care solicită frecvent rambursări sau care au sume mari de recuperat pot intra mai ușor în analiza de risc. În același timp, digitalizarea permite comparații rapide între facturile declarate de furnizor și cele înregistrate de beneficiar.

ANAF are deja materiale dedicate decontului precompletat RO e-TVA, destinat persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA, iar acesta se bazează pe datele existente în sistemele fiscale digitale.

Facturile și realitatea tranzacțiilor

Inspectorii nu verifică doar existența unei facturi. Ei verifică dacă în spatele facturii există o operațiune reală. Aici apar întrebări precum: bunurile au fost livrate? Serviciile au fost efectiv prestate? Există contract, comandă, proces-verbal, recepție, aviz, corespondență, dovadă de plată? Prețul are justificare economică?

O factură primită de la un furnizor cu probleme fiscale poate ridica semne de întrebare, chiar dacă firma beneficiară susține că a acționat corect. De aceea, este important ca firmele să poată demonstra nu doar că au înregistrat factura, ci și că operațiunea a fost reală și necesară activității.

În contextul e-Factura, verificarea devine mai rapidă. Ministerul Finanțelor a explicat că sistemul RO e-Factura este utilizat pentru emiterea și preluarea facturilor electronice, iar obligațiile au fost extinse treptat pentru operatorii economici.

Cheltuielile deductibile și cheltuielile personale

O altă zonă verificată atent este deductibilitatea cheltuielilor. ANAF poate contesta cheltuieli care nu au legătură cu activitatea firmei, nu sunt justificate prin documente sau par să fie, în realitate, cheltuieli personale ale administratorului ori asociatului.

Pot intra în această zonă achizițiile de bunuri scumpe fără legătură clară cu activitatea, deplasările insuficient documentate, combustibilul, mesele, consultanța, marketingul, chiria, abonamentele, telefoanele, autoturismele, avansurile spre decontare sau sumele ridicate din firmă fără justificare.

Pentru o firmă, regula de bază este simplă: nu este suficient ca o cheltuială să fie trecută în contabilitate. Ea trebuie să poată fi explicată economic și susținută cu documente.

Salariile, diurnele și colaborările

ANAF poate verifica și zona de muncă și venituri asimilate salariilor. Sunt analizate statele de plată, contractele de muncă, pontajele, contribuțiile sociale, beneficiile acordate angajaților, diurnele, indemnizațiile, bonusurile, tichetele și eventualele plăți către colaboratori.

Un risc apare atunci când firma folosește contracte de prestări servicii sau PFA-uri pentru activități care, în realitate, seamănă cu o relație de muncă. Un alt risc apare când salariile declarate sunt foarte mici în raport cu activitatea firmei, iar diferența este compensată prin alte plăți greu de justificat.

Stocurile, casa și extrasele bancare

În firmele cu marfă, stocurile sunt esențiale. ANAF poate verifica intrările și ieșirile de marfă, avizele, NIR-urile, inventarele, gestiunea, diferențele de stoc și eventualele lipsuri. Diferențele mari între marfa cumpărată, vândută și existentă în gestiune pot ridica probleme fiscale.

La fel de importantă este casa. Soldurile mari în numerar, avansurile nedecontate, retragerile repetate sau plățile către persoane fizice pot deveni subiect de control. Inspectorii se uită și la extrasele bancare, pentru a vedea dacă plățile și încasările corespund documentelor contabile.

Tranzacțiile cu firme afiliate sau parteneri cu risc

Dacă firma lucrează cu societăți afiliate, administratori comuni, rude, firme din același grup sau parteneri cu comportament fiscal problematic, inspectorii pot verifica dacă prețurile sunt reale și dacă tranzacțiile au justificare economică.

În special în cazul serviciilor intra-grup, al consultanței, managementului, redevențelor, împrumuturilor sau transferurilor de active, documentele trebuie să arate clar ce s-a prestat, de ce era necesar și cum s-a stabilit prețul.

Cum începe formal inspecția fiscală

În mod obișnuit, ANAF transmite un aviz de inspecție fiscală înainte de începerea controlului. Codul de procedură fiscală prevede că avizul se comunică înainte de începerea inspecției cu 30 de zile pentru marii contribuabili și cu 15 zile pentru ceilalți contribuabili. Există însă situații în care avizul se comunică la începerea inspecției, de exemplu în cazul unui control inopinat care impune începerea imediată a inspecției.

Avizul trebuie să cuprindă temeiul juridic, data de începere, obligațiile fiscale și perioadele care vor fi verificate, precum și posibilitatea de a solicita amânarea datei de începere. Contribuabilul poate cere o singură dată amânarea, pentru motive justificate.

La începerea inspecției, inspectorii trebuie să prezinte legitimația de inspecție și ordinul de serviciu, iar începerea inspecției se consemnează în registrul unic de control, acolo unde există obligația ținerii acestuia.

Cât poate dura o inspecție fiscală

Durata inspecției fiscale este stabilită în funcție de obiective, dar Codul de procedură fiscală prevede limite maxime: 180 de zile pentru contribuabilii mari și pentru contribuabilii cu sedii secundare, 90 de zile pentru contribuabilii mijlocii și 45 de zile pentru ceilalți contribuabili.

În această perioadă, firma trebuie să colaboreze, să pună la dispoziție documentele cerute și să ofere explicații. Totuși, inspecția trebuie desfășurată astfel încât să afecteze cât mai puțin activitatea curentă a contribuabilului.

Ce documente ar trebui să pregătească firma

Înainte de inspecție, firma ar trebui să verifice dacă are pregătite balanțele contabile, jurnalele de vânzări și cumpărări, facturile emise și primite, contractele, extrasele bancare, registrul de casă, documentele de stoc, statele de plată, pontajele, declarațiile fiscale, situațiile mijloacelor fixe, documentele de transport, procesele-verbale de recepție și documentele justificative pentru cheltuieli.

Este important ca dosarele să fie coerente. O firmă poate pierde nu pentru că nu are deloc documente, ci pentru că documentele se contrazic între ele: factura spune una, contractul alta, plata apare la altă dată, iar serviciul prestat nu poate fi demonstrat.

Finalul inspecției: raport, decizie și dreptul firmei de a răspunde

La finalul inspecției, contribuabilul trebuie informat despre constatările inspectorilor și consecințele fiscale. Organul de inspecție comunică proiectul raportului de inspecție fiscală și stabilește discuția finală, iar contribuabilul are dreptul să își prezinte punctul de vedere în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data încheierii inspecției.

Rezultatul inspecției se consemnează într-un raport de inspecție fiscală. Acesta stă la baza deciziei de impunere, dacă se stabilesc diferențe de plată, sau a deciziei de nemodificare a bazei de impunere, dacă nu se constată diferențe.

ANAF verifică povestea fiscală completă a firmei

O inspecție fiscală nu verifică doar facturi, ci întreaga poveste fiscală a firmei: ce a declarat, ce a înregistrat în contabilitate, ce a transmis prin sistemele digitale, ce spun partenerii, ce arată banca, ce există în stoc și dacă operațiunile au logică economică.

Pentru antreprenori, cea mai bună apărare nu este pregătirea în grabă când vine avizul, ci disciplina fiscală permanentă. Facturile trebuie să fie susținute de contracte și dovezi reale, cheltuielile trebuie să aibă legătură cu activitatea, TVA trebuie tratată atent, iar raportările digitale trebuie verificate înainte de depunere.

Într-o administrație fiscală tot mai digitalizată, ANAF ajunge să vadă multe lucruri înainte de control. Inspecția fiscală devine, de multe ori, momentul în care firma trebuie să explice diferențele pe care fiscul le-a observat deja.