Greșeala din e-Factura care poate costa firma. De ce nu poți da vina automat pe contabil

O factură emisă greșit în sistemul RO e-Factura nu mai este doar o eroare birocratică pe care firma o poate lăsa „în grija contabilului”. Într-un sistem în care documentele ajung direct în platforma administrată de stat, orice neconcordanță dintre facturi, declarații fiscale, TVA, încasări și evidența contabilă poate deveni vizibilă pentru ANAF. De aici apare una dintre cele mai mari confuzii ale antreprenorilor: dacă factura a fost transmisă greșit, cine răspunde - firma, administratorul sau contabilul?

Răspunsul depinde de natura erorii, de cine a întocmit factura, de cine a transmis-o în sistem, de ce prevede contractul cu contabilul și de modul în care firma și-a organizat activitatea internă. Totuși, regula de bază este clară: obligațiile fiscale sunt ale contribuabilului, adică ale firmei, iar administratorul nu poate considera că simpla existență a unui contabil mută automat răspunderea în afara societății.

Ce spune legea despre factura transmisă în e-Factura

Regimul RO e-Factura este reglementat prin OUG nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică. Actul normativ prevede că factura electronică transmisă și comunicată destinatarului nu poate fi returnată în sistemul național RO e-Factura.

Cu alte cuvinte, dacă factura a fost comunicată beneficiarului prin sistem, ea nu dispare și nu poate fi tratată ca și cum nu ar fi existat. Dacă documentul conține greșeli, corectarea se face potrivit art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal.

Această prevedere este esențială pentru firme. O factură greșită transmisă în e-Factura nu se rezolvă prin simpla emitere a unei alte facturi, fără legătură cu prima. Corecția trebuie făcută fiscal, documentat și trasabil. În funcție de situație, se emite o factură de corecție, o factură cu valori negative sau o factură nouă care reflectă datele corecte, cu respectarea regulilor din Codul fiscal.

Art. 330 din Codul fiscal stabilește regulile de corectare a informațiilor înscrise în facturi. Dacă factura nu a fost transmisă beneficiarului, aceasta se poate anula și se emite o nouă factură. Dacă factura a fost deja transmisă beneficiarului, corectarea se face prin emiterea unei noi facturi, care trebuie să cuprindă informațiile corecte și, după caz, valorile cu semnul minus ori o referire la factura inițială.

În cazul e-Factura, această regulă devine și mai importantă, deoarece documentul transmis rămâne în sistem, iar corectarea trebuie să poată fi urmărită.

De ce validarea în sistem nu înseamnă că factura este corectă

O greșeală frecventă este confuzia dintre validarea tehnică și corectitudinea fiscală. Faptul că o factură a fost acceptată tehnic în sistemul RO e-Factura nu înseamnă automat că ea este corectă din punct de vedere fiscal, contabil sau comercial.

Sistemul poate valida structura documentului, existența unor câmpuri obligatorii sau formatul tehnic. Dar nu confirmă, în sens fiscal deplin, că operațiunea este reală, că suma este corectă, că serviciul a fost prestat, că produsul a fost livrat, că beneficiarul este cel corect sau că regimul de TVA a fost aplicat fără greșeală.

Aici intervine răspunderea firmei. Emitentul facturii răspunde pentru conținutul documentului, pentru realitatea operațiunii și pentru datele transmise. Contabilul poate verifica, poate semnala, poate corecta în evidențe și poate consilia administratorul, dar nu poate înlocui decizia economică a firmei și nici nu poate confirma fapte pe care nu le cunoaște.

Eroare contabilă, eroare fiscală sau document transmis greșit

Nu toate greșelile sunt la fel. O eroare contabilă poate însemna înregistrarea documentului într-un cont greșit, alocarea incorectă pe un centru de cost, omiterea unei înregistrări sau clasificarea greșită a unei cheltuieli. Aceasta ține de modul în care este condusă contabilitatea.

O eroare fiscală este mai sensibilă. Ea poate afecta TVA colectată sau deductibilă, impozitul pe profit, impozitul pe veniturile microîntreprinderii, baza impozabilă sau declarațiile fiscale depuse la ANAF. Dacă o factură a fost emisă cu o cotă greșită de TVA, cu o sumă incorectă sau pentru o operațiune încadrată fiscal greșit, problema poate duce la diferențe de plată, dobânzi, penalități și, în anumite cazuri, sancțiuni.

Există și situația documentului transmis greșit în sistem: de exemplu, o factură emisă pe alt client, cu CUI greșit, cu denumire incorectă, cu produse sau servicii trecute eronat ori cu valori care nu reflectă operațiunea reală. În aceste cazuri, faptul că factura a fost transmisă în e-Factura nu o face corectă. Dimpotrivă, o face mai ușor de urmărit.

Administratorul răspunde pentru organizarea contabilității

Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește că răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității.

Această prevedere este foarte importantă pentru firmele care spun, aproape automat, că „se ocupă contabilul”. Da, contabilul are un rol esențial și poate avea propria răspundere profesională, dar administratorul rămâne persoana care trebuie să se asigure că societatea are documente corecte, proceduri clare și un flux funcțional de transmitere a informațiilor.

Administratorul nu este obligat să facă personal înregistrările contabile, dar este obligat să organizeze activitatea astfel încât documentele să fie întocmite corect, transmise la timp și păstrate potrivit legii. Dacă firma emite facturi fără verificare, transmite documente greșite în e-Factura și abia apoi întreabă contabilul ce se poate face, răspunderea nu se mută automat asupra contabilului.

Ce obligații are firma ca plătitor de taxe

Codul de procedură fiscală, adoptat prin Legea nr. 207/2015, pleacă de la ideea că raportul fiscal este între organul fiscal și contribuabil sau plătitor. Firma este cea care are obligația de a declara corect impozitele, taxele și contribuțiile, de a conduce evidențe fiscale și contabile și de a pune la dispoziția organului fiscal documentele relevante atunci când este verificată.

Asta înseamnă că, în fața ANAF, primul vizat este contribuabilul. Dacă factura greșită a dus la TVA declarată greșit, la venituri omise, la cheltuieli deduse nejustificat sau la diferențe între declarații și documente, problema fiscală apare în sarcina firmei. Ulterior, firma poate analiza dacă eroarea a fost cauzată de contabil, de soft, de un angajat sau de lipsa unor proceduri interne.

Cu alte cuvinte, relația contractuală dintre firmă și contabil nu schimbă automat raportul fiscal dintre firmă și stat. ANAF se uită, în primul rând, la contribuabil.

Când poate răspunde contabilul

Contabilul poate răspunde atunci când eroarea îi este imputabilă. De exemplu, dacă primește documente corecte, dar le înregistrează greșit, depune declarații fiscale eronate, aplică greșit regimul de TVA sau nu respectă obligațiile asumate prin contractul de prestări servicii, răspunderea sa poate fi atrasă.

De asemenea, dacă un expert contabil sau o firmă de contabilitate își asumă prin contract verificarea documentelor, transmiterea facturilor, întocmirea declarațiilor sau consultanța fiscală, atunci responsabilitatea sa se analizează în funcție de aceste obligații concrete.

Dar există o limită importantă: contabilul lucrează, de regulă, cu informațiile primite de la firmă. Dacă administratorul transmite date greșite, ascunde informații, emite facturi fără justificare sau nu anunță corect modificările, contabilul nu poate fi transformat automat în persoana vinovată pentru orice eroare.

Diferența esențială este între informația primară și prelucrarea ei. Firma răspunde pentru realitatea economică și pentru datele comerciale ale operațiunii. Contabilul răspunde pentru modul în care prelucrează profesional documentele și informațiile primite.

Ce se întâmplă dacă beneficiarul are obiecții

OUG nr. 120/2021 prevede și situația în care destinatarul are obiecții asupra unei facturi electronice. În acest caz, beneficiarul îl înștiințează pe emitent, inclusiv prin sistemul RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens.

Această prevedere este utilă mai ales în relațiile dintre firme. Dacă beneficiarul observă că factura are sumă greșită, produse incorecte, CUI eronat sau altă problemă, el nu o poate „returna” pur și simplu în sistem. Poate însă transmite obiecția, iar emitentul trebuie să corecteze factura conform regulilor fiscale.

Pentru administrator, acest lucru înseamnă că mesajele din e-Factura trebuie urmărite. Nu este suficient ca factura să fie încărcată. Firma trebuie să știe dacă documentul a fost comunicat, dacă beneficiarul a transmis obiecții și dacă este nevoie de o corecție.

Ce riscă firma dacă nu corectează factura

O factură greșită poate produce efecte în lanț. Dacă suma este incorectă, veniturile declarate pot fi mai mari sau mai mici decât cele reale. Dacă TVA este greșită, pot apărea diferențe de taxă. Dacă beneficiarul este greșit, clientul real poate să nu poată folosi documentul. Dacă factura este dublată, firma poate ajunge să explice de ce aceeași operațiune apare de mai multe ori.

În plus, ANAF are tot mai multe instrumente de comparare a datelor: e-Factura, deconturile de TVA, declarațiile fiscale, SAF-T, evidențele contabile și alte raportări. O eroare izolată, corectată rapid, este una. Un comportament repetat, cu facturi incorecte, corecții întârziate și diferențe constante între documente și declarații, poate deveni un semnal de risc fiscal.

Problema nu este doar amenda. O factură greșită poate bloca plata de la client, poate afecta dreptul de deducere al beneficiarului, poate modifica baza de impozitare și poate genera dobânzi și penalități dacă duce la obligații fiscale declarate incorect.

Ce trebuie să facă administratorul

Primul pas este verificarea facturii înainte de transmiterea în e-Factura. Administratorul sau persoana desemnată trebuie să se asigure că datele comerciale sunt corecte: clientul, CUI-ul, bunurile sau serviciile, cantitatea, prețul, cota de TVA, eventualele scutiri, mențiunile obligatorii și scadența.

Al doilea pas este stabilirea unui flux intern clar. Firma trebuie să știe cine emite factura, cine o aprobă, cine o transmite în e-Factura, cine urmărește mesajele din sistem, cine anunță contabilul și cine emite documentele de corecție.

Al treilea pas este clarificarea contractului cu contabilul. Contractul ar trebui să prevadă ce face concret contabilul: ține evidența contabilă, depune declarații, verifică facturi, transmite e-Factura, acordă consultanță fiscală sau doar prelucrează documentele primite. Fără aceste detalii, fiecare parte poate crede că responsabilitatea era la cealaltă.

Al patrulea pas este corectarea rapidă a erorilor. Dacă o factură transmisă în e-Factura este greșită, firma trebuie să discute cu beneficiarul, să emită documentul de corecție potrivit art. 330 din Codul fiscal și să se asigure că ajustarea se regăsește și în evidența contabilă, și în declarațiile fiscale.

Regula practică pentru firme

În e-Factura, contabilul este un sprijin esențial, dar nu este un scut total pentru administrator. Firma răspunde pentru documentele pe care le emite, pentru realitatea operațiunilor și pentru datele transmise statului. Contabilul răspunde pentru activitatea profesională pe care o desfășoară, în limitele legii și ale contractului.

Cea mai sigură abordare este ca administratorul să nu trateze factura electronică drept o simplă formalitate tehnică. O factură validată în sistem nu este automat o factură corectă fiscal. Iar, odată transmisă, ea nu se șterge pur și simplu, ci trebuie corectată după regulile din Codul fiscal.

Într-un sistem digital, greșelile nu dispar, ci devin mai ușor de urmărit. De aceea, diferența dintre o eroare reparabilă și o problemă fiscală serioasă stă, de multe ori, în rapiditatea cu care firma o identifică, o documentează și o corectează.