Declarația pe care ANAF o așteaptă chiar dacă ești în concediu

Magazinele, pensiunile, saloanele și restaurantele care își suspendă temporar activitatea în perioada concediilor pot rămâne cu o obligație fiscală chiar dacă nu încasează bani și nu emit niciun bon. Dacă o casă de marcat nu a fost utilizată în nicio zi dintr-o lună calendaristică, operatorul economic trebuie să informeze ANAF prin formularul F4109.

Declarația se transmite electronic până cel târziu pe 20 ale lunii următoare celei în care aparatul a rămas neutilizat. Astfel, pentru o casă de marcat care nu a fost folosită în nicio zi din iulie 2026, termenul este 20 august 2026.

Simplul fapt că pe ușa magazinului a fost afișat anunțul "Închis pentru concediu" nu suspendă automat obligațiile declarative ale firmei.

Când trebuie depus formularul F4109

Regula este stabilită prin Ordinul președintelui ANAF nr. 627/2018. Potrivit procedurii, prin aparat de marcat neutilizat se înțelege aparatul care nu a fost folosit, în nicio zi din perioada de raportare, pentru generarea datelor fiscale.

Perioada de raportare este luna calendaristică.

În consecință, obligația apare numai dacă aparatul de marcat a rămas neutilizat întreaga lună. Nu contează motivul: concediu, lipsă de personal, renovare, activitate sezonieră, lipsa clienților sau suspendarea temporară a activității comerciale.

Formularul F4109 este disponibil în continuare pe pagina dedicată a ANAF și se completează cu ajutorul programului de asistență pus la dispoziție de instituție.

Declarația trebuie transmisă prin mijloace electronice, semnată cu certificat digital calificat. Poate fi depusă de operatorul economic sau de persoana împuternicită, de regulă contabilul firmei.

Ai folosit casa de marcat măcar o zi? Nu depui F4109

Diferența esențială este între neutilizarea completă a aparatului într-o lună și închiderea magazinului numai pentru o parte din lună.

Dacă un magazin a funcționat la începutul lunii, a emis bonuri, iar ulterior a fost închis trei săptămâni pentru concediu, casa de marcat nu este considerată neutilizată în acea lună. Formularul F4109 nu se depune pentru aparatul respectiv.

Același lucru este valabil dacă aparatul a fost utilizat într-o singură zi. În acest caz există date fiscale aferente lunii, iar situația nu mai intră în categoria aparatelor neutilizate.

Un exemplu relevant este cel al unei firme care închide magazinul între 20 iulie și 10 august. Dacă a folosit casa de marcat înainte de 20 iulie și după 10 august, aparatul a fost utilizat atât în iulie, cât și în august. Prin urmare, F4109 nu trebuie depus pentru niciuna dintre cele două luni.

În schimb, dacă magazinul rămâne închis între 1 și 31 august, iar casa de marcat nu generează date în nicio zi, firma va trebui să declare neutilizarea aparatului până pe 20 septembrie.

Obligația se verifică pentru fiecare casă de marcat

În cazul firmelor care dețin mai multe aparate, situația trebuie analizată separat pentru fiecare casă de marcat.

O societate poate avea, de exemplu, trei aparate:

• două aparate utilizate în cursul lunii;
• un aparat rămas neutilizat întreaga lună.

În această situație, formularul F4109 va cuprinde numai aparatul neutilizat. În declarație se înscrie numărul unic de identificare al fiecărei case de marcat care nu a fost folosită în perioada raportată.

Așadar, faptul că firma a avut activitate și a emis bonuri printr-o casă de marcat nu înlătură obligația de raportare pentru celelalte aparate rămase neutilizate.

Închiderea punctului de lucru este o situație diferită

Concediul sau închiderea temporară a magazinului nu trebuie confundate cu închiderea oficială a punctului de lucru.

Dacă activitatea este întreruptă doar pentru o perioadă, iar casa de marcat rămâne instalată și înregistrată la punctul de lucru, aparatul continuă să figureze în evidențele fiscale. Dacă nu este utilizat o lună întreagă, trebuie depus F4109.

Dacă punctul de lucru este închis oficial, operatorul trebuie să informeze organul fiscal și cu privire la schimbarea situației aparatului de marcat. ANAF precizează că închiderea punctului de lucru se notifică prin formularul F4105, însoțit de documentele care dovedesc situația intervenită.

Potrivit materialului informativ publicat de Direcția Generală Regională a Finanțelor Publice București, notificarea trebuie transmisă în maximum cinci zile lucrătoare de la apariția situației.

Formularul F4105 este folosit și în alte cazuri, precum:

• schimbarea locului de utilizare a aparatului între punctele de lucru ale aceleiași firme;
• furtul, dispariția sau distrugerea aparatului;
• înstrăinarea casei de marcat;
• încetarea activității;
• lichidarea, dizolvarea, fuziunea sau divizarea societății.

Prin urmare, F4109 și F4105 nu au aceeași funcție. Primul anunță că un aparat activ în evidențele fiscale nu a fost utilizat într-o anumită lună. Al doilea notifică o schimbare în situația aparatului sau a punctului de lucru.

Ce se întâmplă dacă declarația conține o greșeală

Dacă firma constată după depunere că a omis o casă de marcat sau că a introdus informații greșite, procedura ANAF prevede transmiterea unei noi declarații.

Noua declarație trebuie să conțină datele care necesită modificarea și informațiile care nu au fost declarate inițial. Formularul nu trebuie abandonat doar pentru că termenul inițial a fost depășit. Depunerea situației corecte poate limita perioada de neconformare și permite firmei să explice mai ușor eroarea în cazul unei verificări.

Amenzile pot ajunge la 14.000 de lei

Nedepunerea formularului nu este tratată ca o simplă lipsă de activitate. ANAF încadrează nefurnizarea la termen a informațiilor periodice solicitate de organul fiscal în categoria contravențiilor prevăzute de Codul de procedură fiscală.

În materialele sale de informare, instituția indică amenzi cuprinse între:

• 12.000 și 14.000 de lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii și mari;
• 2.000 și 3.500 de lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.

Aceste sancțiuni nu trebuie confundate cu amenda de la 8.000 la 10.000 de lei aplicabilă pentru nerespectarea obligației de conectare la distanță a aparatului de marcat la sistemul informatic al ANAF. Sunt obligații diferite, chiar dacă ambele privesc transmiterea informațiilor despre casele de marcat.

Ce trebuie verificat înainte de plecarea în concediu

Pentru a evita omiterea declarației, firma sau contabilul ar trebui să verifice:

• perioada exactă în care punctul de lucru va fi închis;
• dacă aparatul a fost utilizat măcar într-o zi din luna respectivă;
• dacă există mai multe case de marcat și care dintre ele au rămas neutilizate;
• numărul unic de identificare al fiecărui aparat neutilizat;
• dacă este vorba despre o pauză temporară sau despre închiderea oficială a punctului de lucru;
• recipisa primită după transmiterea electronică a formularului.

Problema apare mai ales în cazul activităților sezoniere sau al firmelor cu mai multe puncte de lucru. Un aparat poate fi uitat într-un magazin temporar închis, în timp ce societatea continuă să emită bonuri prin alte case de marcat. În evidențele ANAF, însă, fiecare aparat este urmărit separat.

Concediul poate opri vânzările, dar nu și termenele fiscale. Dacă o casă de marcat rămâne neutilizată o lună întreagă, firma trebuie să anunțe acest lucru până pe 20 ale lunii următoare.