Românii ar putea avea un singur spațiu electronic în care să primească documentele trimise de instituțiile publice: acte administrative, răspunsuri la cereri, înștiințări, convocări și alte comunicări cu relevanță juridică. Platforma ar putea trimite inclusiv alerte referitoare la programări, stadiul cererilor, obligații sau apropierea unor termene.
Mecanismul este prevăzut de propunerea legislativă B428/2026, înregistrată la Senat și aflată în faza de avizare. Proiectul este inițiat de mai mulți parlamentari USR și nu este încă în vigoare. Senatul este prima Cameră sesizată, iar Camera Deputaților va avea votul decizional. Fișa oficială a proiectului poate fi consultată aici.
Miza juridică a proiectului este însă mai importantă decât simpla digitalizare a corespondenței: când începe să curgă termenul în care un cetățean poate contesta un act primit online?
Proiectul face o distincție clară între notificarea primită prin e-mail, SMS sau aplicație și comunicarea oficială a documentului.
Notificarea ar avea numai rol de alertare, informare sau reamintire. Prin urmare, un SMS prin care cetățeanul este anunțat că are un document nou în cont nu ar echivala, prin el însuși, cu o comunicare oficială și nu ar declanșa automat un termen de contestație.
Mai mult, simpla punere a documentului la dispoziția cetățeanului în spațiul electronic nu ar produce efecte juridice și nu ar determina curgerea vreunui termen. Încărcarea actului nici nu ar constitui dovada faptului că persoana l-a primit sau a luat cunoștință de conținutul său.
În lipsa unei opțiuni exprese a cetățeanului, instituția ar trebui să comunice în continuare actul prin modalitatea prevăzută de legea specială aplicabilă: de exemplu, prin poștă, cu confirmare de primire, prin remiterea directă sau printr-un alt sistem electronic reglementat separat.
Autoritatea nu ar putea folosi simpla apariție a documentului în cont pentru a susține că actul a fost legal comunicat sau că termenul pentru contestație a început deja să curgă. Regula este prevăzută expres în forma inițiatorului.
Titularul contului ar putea opta expres ca anumite categorii de documente să producă efecte juridice prin încărcarea lor în spațiul electronic.
Opțiunea ar fi revocabilă, însă retragerea acceptului ar produce efecte numai pentru viitor. Cetățeanul ar putea, astfel, să accepte comunicarea online pentru anumite tipuri de acte, fără ca această alegere să devină obligatorie pentru toate documentele trimise de stat.
În această situație, data punerii documentului la dispoziție în cont ar putea deveni momentul de la care începe să curgă termenul juridic, chiar dacă persoana nu a deschis imediat documentul. Sistemul ar păstra separat dovezile privind încărcarea actului, accesarea lui și transmiterea notificărilor.
Prin urmare, cetățeanul va trebui să verifice cu atenție ce categorii de comunicări acceptă să producă efecte exclusiv prin platformă.
Proiectul introduce o regulă de protecție pentru situațiile în care același act este comunicat atât prin mijlocul prevăzut de legislația specială, cât și prin noua platformă.
În acest caz, termenele ar urma să curgă de la data cea mai favorabilă cetățeanului.
De exemplu, dacă un act este încărcat luni în contul electronic, dar ajunge prin poștă joi, pentru calcularea unui termen de contestație ar trebui folosit, în mod normal, reperul care îi oferă persoanei mai mult timp pentru a reacționa. Formula exactă de calcul și eventualele situații speciale vor trebui însă clarificate în normele de aplicare și în legislația fiecărei proceduri.
Spațiul electronic ar fi unic pentru fiecare persoană fizică și ar permite primirea și păstrarea istoricului comunicărilor venite de la instituțiile publice.
În platformă ar putea fi înregistrate:
Instituțiile ar urma să înregistreze comunicările inclusiv înainte ca persoana să se autentifice pentru prima dată. După activarea contului, cetățeanul ar putea vedea și istoricul documentelor și notificărilor înregistrate anterior.
Platforma ar urma să fie administrată de Autoritatea pentru Digitalizarea României.
Actele și anexele încărcate în căsuța electronică ar trebui să fie stocate și transmise exclusiv în formă criptată. Potrivit proiectului, infrastructura tehnică a platformei nu ar trebui să poată accesa conținutul documentelor în clar.
Accesul altor instituții publice la documentele sau metadatele din cont ar fi permis numai cu acordul expres, informat și limitat al cetățeanului ori în baza unei dispoziții legale exprese. Fiecare acces ar urma să fie înregistrat și vizibil titularului.
Sistemul ar trebui să păstreze data și ora încărcării documentului, momentul accesării, notificările trimise și alte evenimente relevante. Platforma ar urma să fie supusă anual unui audit tehnic și operațional independent.
Dacă propunerea va fi adoptată în forma actuală, legea ar intra în vigoare la 180 de zile după publicarea în Monitorul Oficial. Guvernul ar avea la dispoziție 120 de zile de la intrarea în vigoare pentru aprobarea normelor metodologice.
Instituțiile administrației publice centrale ar trebui să utilizeze sistemul în termen de 12 luni de la intrarea în vigoare a legii. Extinderea la primării, consilii județene și celelalte instituții locale ar trebui realizată în maximum 36 de luni.
Proiectul prevede și amenzi cuprinse între 5.000 și 7.000 de lei pentru instituțiile care refuză nejustificat integrarea, nu asigură trasabilitatea comunicărilor sau nu actualizează datele tehnice necesare funcționării sistemului.
