Când poate pierde o firmă deductibilitatea cheltuielilor

Simpla existență a unei facturi și înregistrarea acesteia în contabilitate nu garantează că o cheltuială va fi acceptată fiscal. În timpul unui control, inspectorii ANAF pot solicita dovezi privind realitatea operațiunii, legătura cu activitatea firmei și avantajul economic obținut.

În limbaj uzual se spune că ANAF „scoate cheltuiala din contabilitate”. În realitate, cheltuiala poate rămâne în evidența contabilă, dar este tratată ca nedeductibilă la calculul rezultatului fiscal. Consecința poate fi creșterea impozitului pe profit, respingerea TVA deduse și stabilirea unor obligații fiscale accesorii.

Codul fiscal stabilește drept regulă generală că sunt deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice. Condiția privește în special firmele care plătesc impozit pe profit. Pentru microîntreprinderi, cheltuielile nu reduc direct baza impozitului pe venit, dar documentarea rămâne importantă pentru TVA, contabilitate și evitarea reîncadrării unor sume.

Factura nu este întotdeauna suficientă

Una dintre cele mai frecvente probleme apare atunci când firma deține factura, dar nu poate demonstra ce bunuri au fost livrate sau ce servicii au fost prestate în realitate.

Riscul este ridicat mai ales în cazul serviciilor de consultanță, management, marketing, IT, promovare sau asistență intragrup. Inspectorii pot solicita, pe lângă factură:

• contractul și comenzile transmise;
• rapoarte de activitate și situații de lucrări;
• procese-verbale de recepție;
• corespondență comercială;
• pontaje și lista persoanelor implicate;
• studii, analize sau alte rezultate concrete;
• dovada plății și a înregistrării operațiunii.

Într-un caz prezentat de ANAF în ianuarie 2026, o societate înregistrase cheltuieli pentru servicii facturate de persoane afiliate din străinătate. Documentele depuse nu demonstrau suficient prestarea efectivă, natura concretă a serviciilor, livrabilele realizate, persoanele implicate, perioadele de prestare și beneficiul economic obținut. Inspectorii au stabilit atât impozit pe profit suplimentar, cât și TVA suplimentară.

Prin urmare, contractul și factura trebuie susținute de documente care arată că serviciul a fost executat efectiv și că firma l-a utilizat.

Lipsa unei justificări economice

O altă situație sensibilă este cea în care operațiunea există, dar societatea nu poate explica de ce cheltuiala a fost necesară pentru activitatea sa.

Descrieri generale precum „servicii de management”, „consultanță”, „suport comercial” sau „strategie” pot fi considerate insuficiente dacă nu sunt însoțite de informații despre activitățile desfășurate și rezultatele obținute.

ANAF a respins în controalele recente cheltuieli pentru servicii de suport în afaceri, management, asistență financiară și IT atunci când documentele nu demonstrau avantajele economice aduse societății din România.

Pentru reducerea riscului, firma trebuie să poată răspunde clar la câteva întrebări: ce nevoie economică a avut, cine a prestat serviciul, ce rezultat a fost livrat și cum a fost utilizat acel rezultat în activitate.

Achiziții fără legătură cu activitatea firmei

Cheltuielile personale ale administratorilor sau asociaților, dar și achizițiile care nu au o legătură demonstrabilă cu obiectul de activitate, reprezintă o altă sursă importantă de ajustări fiscale.

Într-o informare publicată de ANAF, inspectorii au constatat înregistrarea unor produse electronice, electrocasnice și obiecte de mobilier care nu erau destinate activității economice. Au mai fost identificate cheltuieli de protocol fără documente care să demonstreze utilizarea în folosul operațiunilor taxabile, precum și costuri auto pentru care societatea nu a justificat utilizarea exclusivă în activitatea economică.

Într-un alt caz, prezentat în ianuarie 2026, o firmă de transport achiziționase bunuri și servicii fără legătură cu activitatea declarată și efectuase plăți bancare fără documente justificative. ANAF a reîncadrat sumele și a stabilit obligații fiscale suplimentare.

Achiziția unui televizor, a unui telefon, a unor piese de mobilier sau plata unei deplasări nu este automat nedeductibilă. Firma trebuie însă să arate unde este folosit bunul, de către cine și în ce scop economic.

Tranzacții cu firme inactive sau radiate

Verificarea furnizorului reprezintă o etapă care poate fi ușor ignorată. Potrivit regulilor speciale din Codul fiscal, achizițiile realizate după înscrierea furnizorului în Registrul contribuabililor inactivi/reactivați pot conduce, în condițiile legii, la pierderea dreptului de deducere a cheltuielii și a TVA.

Există anumite excepții și reguli aplicabile după reactivarea furnizorului, motiv pentru care tratamentul trebuie analizat în funcție de data facturii, data declarării inactivității și situația ulterioară a partenerului.

ANAF a prezentat în rapoartele sale cazuri în care cheltuielile înregistrate pe baza facturilor emise de furnizori inactivi sau radiați au fost considerate nedeductibile la calculul impozitului pe profit.

O măsură prudentă este verificarea periodică a partenerilor în registrele ANAF și păstrarea dovezii privind statutul acestora la momentul tranzacției.

Erori și informații insuficiente pe factură

Un cod fiscal greșit, o descriere prea generală a serviciilor, o perioadă de prestare neclară sau lipsa unor informații importante pot ridica probleme în timpul controlului.

Totuși, o eroare pur formală nu înseamnă în toate situațiile pierderea definitivă a dreptului de deducere a TVA. Jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene arată că deducerea nu ar trebui refuzată exclusiv pentru unele deficiențe formale atunci când condițiile de fond sunt îndeplinite și autoritatea fiscală dispune de informațiile necesare pentru verificarea operațiunii.

Situația se schimbă dacă erorile împiedică identificarea furnizorului, stabilirea naturii serviciilor sau verificarea faptului că operațiunea a avut loc. În astfel de cazuri, inspectorii pot solicita documente suplimentare sau corectarea facturii.

Corectarea documentelor trebuie făcută imediat ce eroarea este observată, nu abia după începerea inspecției fiscale.

Cheltuieli deductibile numai în anumite limite

Există și cheltuieli reale, efectuate pentru firmă și susținute cu documente, dar care nu pot fi deduse integral. Codul fiscal prevede reguli sau limite distincte pentru anumite categorii, precum:

• cheltuielile privind unele autoturisme care nu sunt utilizate exclusiv economic;
• cheltuielile de protocol;
• cheltuielile sociale;
• provizioanele și ajustările pentru depreciere;
• costurile îndatorării;
• anumite pierderi din creanțe sau din gestiune.

De asemenea, unele categorii sunt expres nedeductibile. Faptul că plata este legală și a fost înregistrată în contabilitate nu înseamnă automat că aceasta reduce integral profitul impozabil.

Ce se întâmplă după respingerea cheltuielii

Atunci când o cheltuială este declarată nedeductibilă, inspectorii pot majora rezultatul fiscal al perioadei verificate. Pentru o societate plătitoare de impozit pe profit, această ajustare poate genera un impozit suplimentar.

Dacă operațiunea include TVA, autoritatea fiscală poate respinge și taxa dedusă atunci când nu sunt demonstrate realitatea achiziției și utilizarea sa pentru operațiuni taxabile. La diferențele stabilite se pot adăuga dobânzi și penalități.

În anumite situații, când banii firmei au fost utilizați în interesul administratorilor sau asociaților, sumele pot fi analizate și din perspectiva dividendelor ori a veniturilor din alte surse. Rapoartele ANAF din 2025 și 2026 conțin inclusiv cazuri de plăți fără documente care au fost reîncadrate fiscal.

Cum poate fi redus riscul fiscal

Firmele ar trebui să trateze deductibilitatea ca pe un dosar complet, nu doar ca pe existența unei facturi. Pentru fiecare cheltuială semnificativă trebuie păstrate documentele care demonstrează traseul întregii operațiuni: necesitatea achiziției, alegerea furnizorului, prestarea sau livrarea, recepția, plata și utilizarea economică.

În cazul serviciilor, documentele trebuie să descrie concret activitatea efectuată. În cazul bunurilor, trebuie să poată fi demonstrată intrarea în gestiune și destinația acestora. Pentru partenerii comerciali trebuie verificate periodic statutul fiscal și codul de TVA.

Cu cât descrierea facturii este mai generală și valoarea operațiunii este mai mare, cu atât documentația suplimentară devine mai importantă.