Greșeala care poate lăsa o firmă fără cod de TVA

Lipsa unui cont bancar în România, nedepunerea situațiilor financiare, expirarea sediului social sau ignorarea mesajelor primite în Spațiul Privat Virtual pot împinge o companie spre inactivitate fiscală. Regulile au fost extinse începând din 2026, iar ANAF pregătește o procedură actualizată care detaliază verificările făcute înainte de emiterea deciziei.

Declararea unei firme ca inactivă fiscal nu înseamnă doar apariția unei mențiuni într-un registru al ANAF. Consecințele pot merge de la anularea codului de TVA și limitarea dreptului de deducere până la pierderea unor clienți care nu mai vor să lucreze cu societatea respectivă.

În plus, firmele care rămân inactive timp de un an fără să îndeplinească cerințele de reactivare riscă să intre în procedura de dizolvare.

Procedura aplicată contribuabililor inactivi este în curs de actualizare. ANAF a publicat în transparență decizională un proiect de ordin care ar urma să înlocuiască regulile aprobate prin Ordinul ANAF nr. 3.846/2015. Până la publicarea noului ordin în Monitorul Oficial, detaliile operative din proiect trebuie privite ca propuneri care mai pot fi modificate.

Un semestru fără declarații poate declanșa procedura

Codul de procedură fiscală îi permite ANAF să declare inactiv un contribuabil care nu și-a îndeplinit nicio obligație declarativă pe parcursul unui semestru calendaristic.

Decizia nu poate fi emisă imediat după constatarea lipsei declarațiilor. Firma trebuie notificată, iar declararea inactivității nu poate avea loc înainte de trecerea unui termen de 15 zile de la comunicarea notificării.

Potrivit proiectului noii proceduri, ANAF ar urma să alcătuiască listele firmelor care nu au depus declarații după încheierea fiecărui semestru. Notificările vor putea fi transmise prin Spațiul Privat Virtual, iar firmele care depun cel puțin una dintre declarațiile aferente perioadei verificate în intervalul acordat vor fi eliminate de pe lista propusă pentru inactivare. Pentru reactivarea ulterioară vor trebui însă depuse toate declarațiile restante.

Riscul este mai mare pentru companiile fără activitate sau pentru cele care presupun că lipsa veniturilor le scutește automat de orice raportare. Obligațiile declarative trebuie verificate în funcție de vectorul fiscal al fiecărei firme.

Contul bancar a devenit o condiție fiscală

Începând din 2026, o societate poate fi declarată inactivă și dacă nu are un cont de plăți deschis în România sau un cont deschis la Trezoreria Statului.

Proiectul ANAF prevede verificări automate, efectuate lunar, prin compararea evidențelor fiscale cu informațiile din registrul electronic central al conturilor bancare. Lista contribuabililor fără cont ar urma să fie întocmită până pe data de 5 a fiecărei luni.

Firma va fi notificată și va avea posibilitatea să demonstreze că deține un cont eligibil sau să deschidă unul. Potrivit formei aflate în consultare, societățile care remediază problema în termen de 15 zile de la comunicarea notificării vor fi eliminate de pe lista contribuabililor propuși pentru inactivare.

Pentru firmele nou-înființate, legislația prevede un termen de cel mult 60 de zile lucrătoare pentru deschiderea unui cont de plăți în România sau la Trezorerie.

Bilanțul nedepus poate conduce la inactivitate

O altă cauză introdusă în Codul de procedură fiscală este nedepunerea situațiilor financiare anuale într-un interval de cinci luni după expirarea termenului legal.

În cazul societăților reglementate de Legea nr. 31/1990, termenul obișnuit pentru situațiile financiare este 31 mai. Inactivitatea nu intervine imediat după această dată, ci numai dacă documentele lipsesc și după trecerea perioadei suplimentare de cinci luni prevăzute de lege.

ANAF a precizat că verificările realizate în 2026 privesc situațiile financiare care au termen legal de depunere în cursul anului 2026. Regula se aplică și firmelor care nu au desfășurat activitate de la înființare, acestea având obligația să transmită declarația specifică privind lipsa activității.

Potrivit proiectului de procedură, verificarea va fi realizată automat după expirarea celor cinci luni, iar contribuabilii identificați vor primi o notificare. Depunerea documentelor în termen de 15 zile de la notificare ar împiedica declararea inactivității.

Sediul social și administratorii intră în verificările ANAF

Inactivitatea fiscală poate fi decisă și pe baza informațiilor primite de la Oficiul Național al Registrului Comerțului.

ANAF verifică dacă:

• societatea și-a înscris inactivitatea temporară la Registrul Comerțului;
• perioada pentru care a fost constituită firma a expirat;
• societatea nu mai are organe statutare;
• mandatul administratorului sau al altor membri ai organelor de conducere a expirat fără să fie numite alte persoane;
• durata contractului pentru sediul social a expirat;
• firma nu mai desfășoară activitate la domiciliul fiscal declarat.

În situația lipsei organelor statutare sau a expirării dreptului de utilizare a sediului social, decizia poate fi emisă după trecerea unui termen de 30 de zile de la notificarea contribuabilului.

O companie poate ajunge astfel în procedură chiar dacă își depune declarațiile și își plătește taxele, dar a omis să prelungească un contract de sediu sau să actualizeze mandatul administratorului la Registrul Comerțului.

Ce se întâmplă când inspectorii nu găsesc firma

ANAF poate declara inactivă o firmă și dacă aceasta se sustrage controalelor prin furnizarea unor date de identificare care nu permit organului fiscal să o găsească sau dacă se constată că nu funcționează la domiciliul fiscal declarat.

Proiectul de procedură arată că dosarul poate cuprinde procese-verbale întocmite de inspecția fiscală, antifraudă sau organele de executare silită, invitații transmise contribuabilului, dovezi privind comunicarea acestora și constatările efectuate la adresă.

Simplul fapt că administratorul nu este permanent prezent la sediu nu înseamnă automat inactivitate. Problemele apar atunci când firma nu poate fi identificată, corespondența nu poate fi comunicată, reprezentanții nu răspund solicitărilor sau autoritățile constată că activitatea declarată nu poate fi confirmată.

Codul de TVA este anulat

Declararea inactivității produce efecte serioase pentru firmele înregistrate în scopuri de TVA. Codul de TVA este anulat de la data comunicării deciziei de inactivare.

Firma nu este însă scutită de taxe. Dacă își continuă activitatea, trebuie să colecteze și să plătească TVA pentru operațiunile taxabile, dar nu mai are dreptul să deducă TVA aferentă achizițiilor realizate în perioada de inactivitate.

Taxa colectată trebuie declarată și plătită, de regulă, până pe data de 25 a lunii următoare celei în care au avut loc operațiunile. Obligațiile privind depunerea declarațiilor, plata impozitelor și executarea silită continuă să existe chiar dacă societatea a fost declarată inactivă.

Inactivitatea este înscrisă și în cazierul fiscal al firmei și al reprezentanților săi legali. Mențiunea poate afecta participarea la licitații, înființarea sau administrarea altor societăți și efectuarea unor operațiuni la Registrul Comerțului.

Și clienții firmei pot pierde deducerile

Decizia ANAF poate afecta direct relațiile comerciale. După înscrierea furnizorului în registrul contribuabililor inactivi, beneficiarii care cumpără bunuri sau servicii de la acesta nu mai pot deduce cheltuielile și TVA aferentă achizițiilor, cu excepțiile expres prevăzute de Codul fiscal.

Din acest motiv, departamentele financiare și contabilii verifică frecvent statutul fiscal al furnizorilor înainte de înregistrarea facturilor. Registrul contribuabililor inactivi și reactivați este public și poate fi consultat după codul unic de identificare fiscală.

Decizia produce efecte față de terți începând din ziua următoare înscrierii contribuabilului în registru. ANAF trebuie să efectueze înscrierea în cel mult cinci zile de la comunicarea deciziei.

Cum poate fi reactivată firma

Reactivarea nu intervine automat după rezolvarea problemei. Firma trebuie să îndeplinească cerințele prevăzute de lege și să solicite organului fiscal competent emiterea unei decizii.

• consultarea mesajelor din SPV cel puțin săptămânal;
• verificarea lunară a statutului firmei în registrul ANAF;
• menținerea unui cont de plăți activ în România sau la Trezorerie;
• depunerea la timp a declarațiilor și situațiilor financiare;
• urmărirea termenelor pentru sediul social, mandatul administratorilor și durata societății;
• actualizarea imediată a datelor de contact și a domiciliului fiscal;
• răspunsul rapid la invitațiile și notificările organelor fiscale.

Cele mai multe situații pot fi corectate înainte de emiterea deciziei, însă numai dacă firma urmărește corespondența electronică și intervine în termenele comunicate de ANAF.