Ultimele cinci zile pentru CAEN Rev.3. Ce riscă în realitate firmele care ratează termenul

Firmele, persoanele fizice autorizate și ceilalți profesioniști înregistrați la Registrul Comerțului mai au cinci zile pentru actualizarea obiectului de activitate potrivit clasificării CAEN Rev.3. Perioada de implementare de 18 luni se încheie vineri, 25 septembrie 2026.

Apropierea termenului a fost folosită de unele firme de consultanță pentru promovarea unor servicii contra cost, prin mesaje care avertizează antreprenorii că ar risca automat amenzi de până la 20.000 de lei.

Actele normative și explicațiile oficiale ale Oficiului Național al Registrului Comerțului nu susțin însă existența unei asemenea sancțiuni automate pentru firmele care nu finalizează actualizarea până la 25 septembrie.

Mai mult, ONRC a precizat explicit că termenul „nu este un termen de decădere”, ci marchează momentul de la care, în relația cu autoritățile și instituțiile administrației publice, va fi valabilă versiunea CAEN actualizată.

Ce se schimbă din 26 septembrie

CAEN Rev.3 a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2025, dar Guvernul a acordat o perioadă de tranziție de 18 luni. În acest interval au fost acceptate atât codurile din CAEN Rev.2, cât și cele din noua clasificare.

Hotărârea Guvernului nr. 284/2025 stabilește că actualizarea codurilor se face treptat și că, pe durata perioadei de implementare, ambele versiuni pot fi utilizate în alte scopuri decât cel statistic.

Începând cu 26 septembrie 2026, această perioadă de conviețuire se încheie. Pentru autoritățile și instituțiile publice, clasificarea de referință va fi CAEN Rev.3.

Aceasta nu înseamnă că firmele neactualizate sunt radiate, că își pierd automat dreptul de funcționare sau că vor primi, începând de sâmbătă, o amendă de 20.000 de lei.

Înseamnă însă că actualizarea va deveni necesară în relația cu instituțiile publice și, practic, la următoarele operațiuni efectuate la Registrul Comerțului. Pot apărea întârzieri dacă societatea solicită ulterior înscrierea unei alte mențiuni, obținerea unor documente sau autorizarea unei activități, iar obiectul său de activitate figurează încă potrivit vechii clasificări.

Nu există o amendă automată de 20.000 de lei

HG nr. 284/2025 nu stabilește o amendă cuprinsă între 2.000 și 20.000 de lei pentru simpla depășire a perioadei de implementare. Nici informările ONRC dedicate trecerii la CAEN Rev.3 nu indică un asemenea regim sancționator.

Prin urmare, reclamele care prezintă amenda de 20.000 de lei drept o consecință sigură și imediată a neactualizării până la 25 septembrie sunt cel puțin înșelătoare.

Pot exista sancțiuni prevăzute de legislația specifică dacă o firmă desfășoară o activitate fără autorizațiile necesare, depune declarații neconforme sau nu înregistrează alte modificări pentru care legea stabilește în mod expres o obligație. Aceste situații sunt însă diferite de simpla neactualizare a codurilor din CAEN Rev.2 în CAEN Rev.3.

Riscul imediat este, așadar, unul administrativ și operațional, nu aplicarea automată a unei amenzi în dimineața zilei de 26 septembrie.

Când este suficient formularul simplificat

Procedura este simplă dacă firma păstrează aceleași activități, iar codurile sunt doar transpuse în noua clasificare, fără adăugarea, eliminarea ori modificarea efectivă a obiectului de activitate.

În cazul persoanelor juridice trebuie completată Cererea de înregistrare în registrul comerțului – Anexa 2a, secțiunea V, punctul 8, „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev.3”.

ONRC arată că nu sunt necesare alte documente, cu excepția dovezii împuternicirii persoanei care efectuează formalitățile, dacă cererea nu este depusă de reprezentantul legal. Pentru solicitările online există un flux simplificat, dedicat exclusiv actualizării CAEN.

Pentru PFA, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale se utilizează Anexa 2b, la secțiunea VII, bifând opțiunea privind actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev.3.

Cererea poate fi depusă:

• prin portalul de servicii online al ONRC;
• direct la ghișeul registrului comerțului;
• prin poștă sau curier.

Când trebuie modificat actul constitutiv

Procedura simplificată nu este suficientă atunci când trecerea la CAEN Rev.3 presupune o alegere ori o schimbare reală a activităților firmei.

Unele clase din CAEN Rev.2 au fost împărțite în mai multe clase în CAEN Rev.3, iar altele au fost comasate. Dacă actualizarea presupune detalierea sau agregarea claselor, firma trebuie să bifeze și mențiunea privind modificarea obiectului de activitate și să depună documentele corespunzătoare.

Pentru o societate, aceasta poate însemna hotărârea adunării generale sau decizia asociatului unic și actul constitutiv actualizat. Documentele trebuie redactate potrivit CAEN Rev.3.

Aceeași regulă este valabilă dacă firma profită de actualizare pentru a adăuga activități noi, a elimina activități vechi ori a schimba activitatea principală. În asemenea situații nu mai vorbim despre simpla transpunere tehnică a codurilor, ci despre modificarea obiectului de activitate.

Atenție la limitele aplicabile PFA și întreprinderilor individuale

Actualizarea poate obliga unele persoane fizice autorizate să aleagă între activitățile rezultate după împărțirea vechilor coduri.

PFA poate avea cel mult cinci clase de activități CAEN, iar întreprinderea individuală cel mult zece. Limitele rămân aplicabile și la actualizarea potrivit CAEN Rev.3.

Înaintea depunerii cererii trebuie verificat tabelul oficial de corespondență dintre CAEN Rev.2 și CAEN Rev.3. O corespondență aparent directă poate ascunde împărțirea vechiului cod între mai multe activități noi.

Certificatele vechi nu își pierd automat valabilitatea

ONRC precizează că certificatele de înregistrare și certificatele constatatoare emise înainte de 1 ianuarie 2025 rămân valabile până la actualizarea obiectului de activitate.

După efectuarea actualizării, registrul comerțului emite gratuit un nou certificat de înregistrare și informații punctuale la zi din registru.

Prin urmare, 25 septembrie este un termen important, dar nu reprezintă o „prăpastie juridică”. Firmele care îl depășesc nu dispar și nu sunt amendate automat. Ele vor trebui însă să își actualizeze situația și riscă să întâmpine întârzieri atunci când vor avea nevoie de o operațiune oficială bazată pe codurile CAEN.