Firmele mai au până la 30 septembrie să recupereze TVA plătită în alte state UE

Firmele din România care au plătit TVA în alte state ale Uniunii Europene mai au la dispoziție doar câteva zile pentru a cere recuperarea banilor. Termenul-limită pentru depunerea formularului 318 este 30 septembrie 2026, iar cererile vizează, în principal, operațiunile realizate în cursul anului 2025.

Procedura se adresează persoanelor impozabile stabilite în România care au cumpărat bunuri sau servicii ori au efectuat importuri într-un alt stat membru și au suportat acolo taxa pe valoarea adăugată.

Cererea nu se transmite direct administrației fiscale străine. Formularul 318 se depune electronic prin portalul ANAF, iar instituția română îl verifică și îl trimite ulterior statului de la care este solicitată rambursarea.

Pentru ce cheltuieli poate fi recuperată TVA

Mecanismul poate fi folosit, în funcție de legislația statului în care a fost achitată taxa, pentru cheltuieli precum:

• combustibil;
• închirierea unor mijloace de transport;
• taxe de drum și alte costuri de transport;
• cazare;
• acces la târguri, expoziții și conferințe;
• bunuri și servicii achiziționate în scopul activității economice;
• anumite cheltuieli de restaurant sau reprezentare, dacă statul respectiv permite deducerea.

Rambursarea nu este automată pentru orice factură externă. Cheltuiala trebuie să fie legată de activitatea economică, iar solicitantul trebuie să efectueze în România operațiuni care îi dau drept de deducere a TVA.

Dacă firma desfășoară atât operațiuni cu drept de deducere, cât și operațiuni fără acest drept, statul de rambursare poate restitui numai partea corespunzătoare activităților deductibile.

În plus, fiecare stat membru aplică propriile limitări. O categorie de cheltuială deductibilă în România poate avea un tratament diferit în țara în care a fost achitată taxa.

Cererea pentru 2025 trebuie depusă până la 30 septembrie 2026

Regula generală prevede că formularul 318 trebuie transmis cel târziu la 30 septembrie din anul calendaristic următor perioadei pentru care se solicită rambursarea.

Prin urmare, TVA plătită în alte state membre în cursul anului 2025 trebuie cerută până la 30 septembrie 2026. Depășirea termenului poate conduce la pierderea posibilității de a recupera sumele prin această procedură.

Calendarul fiscal publicat de ANAF confirmă că miercuri, 30 septembrie, este termenul de depunere a cererii.

Perioada înscrisă într-o cerere poate fi:

• de cel mult un an calendaristic;
• de minimum trei luni calendaristice;
• mai mică de trei luni numai dacă reprezintă perioada rămasă până la sfârșitul anului.

Pragurile minime sunt de 50 și 400 de euro

Valoarea minimă pentru care poate fi transmisă cererea diferă în funcție de perioada acoperită.

Dacă solicitarea privește un an calendaristic întreg sau perioada rămasă până la sfârșitul anului, TVA cerută la rambursare nu poate fi mai mică de 50 de euro ori echivalentul în moneda statului respectiv.

Pentru o perioadă cuprinsă între trei luni și mai puțin de un an, pragul minim este de 400 de euro.

O firmă care nu atinge pragul de 400 de euro pentru o cerere trimestrială poate, în principiu, să includă facturile eligibile în cererea anuală, unde pragul scade la 50 de euro.

Cum se depune formularul 318

Formularul se completează și se transmite electronic, cu semnătură electronică, prin portalul ANAF. Pentru fiecare stat membru de rambursare este necesară o cerere distinctă.

Solicitantul trebuie să indice, între altele:

• statul în care a fost plătită TVA;
• perioada solicitată;
• datele facturilor sau ale documentelor de import;
• furnizorul și codul său fiscal;
• natura bunurilor sau serviciilor;
• baza impozabilă și valoarea TVA;
• procentul deductibil, dacă firma aplică pro-rata;
• contul bancar în care urmează să fie restituiți banii.

ANAF a actualizat programul de asistență al formularului 318 în aprilie 2026. Contribuabilii trebuie să folosească versiunea disponibilă în prezent pe site-ul instituției, nu un formular descărcat în anii anteriori.

Ce verifică ANAF înainte să trimită cererea

După depunere, sistemul informatic verifică dacă firma a fost înregistrată în scopuri de TVA în perioada pentru care solicită banii și dacă facturile au fost emise în intervalul în care codul său de TVA era valabil.

Numai dacă aceste condiții sunt îndeplinite cererea primește un număr de referință și este transmisă, împreună cu documentele anexate, administrației fiscale din statul de rambursare.

Asta înseamnă că simpla încărcare a formularului nu garantează că solicitarea a ajuns în țara din care sunt ceruți banii. Firma trebuie să urmărească în portal stadiul cererii și atribuirea numărului de referință.

Statul străin poate solicita documente suplimentare

Administrația fiscală din statul de rambursare analizează cererea potrivit propriilor reguli de deductibilitate. Ea poate cere facturi, documente de import, explicații privind legătura cheltuielii cu activitatea firmei sau alte informații.

Termenul obișnuit pentru comunicarea unei decizii este de patru luni de la primirea cererii. Dacă sunt solicitate informații suplimentare, procedura se poate prelungi, dar decizia trebuie luată, în principiu, în cel mult opt luni.

În cazul aprobării, plata ar trebui realizată în termen de zece zile lucrătoare de la expirarea perioadei în care autoritatea trebuia să comunice decizia.

Pentru firmele de transport, construcții, consultanță sau comerț care trimit frecvent salariați în alte țări, sumele adunate din combustibil, hoteluri, taxe de drum și participări la evenimente pot deveni semnificative. Lăsată după 30 septembrie, o simplă obligație procedurală se poate transforma într-o pierdere financiară.