Dr. Radu Pavel, Avocat Coordonator, subliniază că alegerea și declararea corectă a sediului social, respectarea procedurilor de înregistrare și conformarea fiscală reprezintă elemente esențiale pentru evitarea inactivității fiscale și protejarea stabilității juridice a societății, întrucât neglijența în aceste aspecte poate conduce la sancțiuni, blocaje administrative sau pierderea drepturilor fiscale.

În contextul fiscal și comercial care se află într-o continuă schimbare, firmele se confruntă cu amenințarea inactivității fiscale, iar antreprenorii trebuie să fie atenți la respectarea domiciliului fiscal, la gestionarea sediului social și la buna funcționare a entității lor.

Fenomenul cunoscut sub numele de „Cuibul de Fantome” a dus la declararea ca inactive a mii de societăți, situație care ridică probleme serioase pentru mediul de afaceri. În 2025, antreprenorii trebuie să acorde o atenție sporită modului în care își gestionează domiciliul fiscal și obligațiile declarative, pentru a evita pierderea codului de TVA și blocarea activității comerciale.

Cum declari corect domiciliul fiscal și care sunt consecințele unei erori

În primul rând, este esențial ca o societate să își declare un domiciliu fiscal real și identificabil, într-o adresă la care organul fiscal (ANAF) poate face verificări. În legislația din România, dacă datele de domiciliu fiscal declarate nu permit identificarea entității sau conduc la situații de neclaritate, aceasta poate constitui unul din motivele pentru declararea ca inactivă. Conform Codului de procedură fiscală, art. 92 alin. (1) lit. b), dacă se “sustrage controalelor … prin declararea unor date de identificare a domiciliului fiscal care nu permit organului fiscal identificarea acestuia”, firma poate fi declarată inactivă. Declararea eronată a domiciliului fiscal poate avea consecințe, precum : pierderea codului de TVA, blocarea contractelor, neacceptarea facturilor sau chiar aplicarea de sancțiuni. De asemenea, un domiciliu fiscal greșit poate fi folosit de ANAF ca motiv procedural pentru declanșarea procesului de inactivitate fiscală.

O greșeală frecventă constă în declararea sediului social într-un apartament sau la o adresă care nu este folosită efectiv de firmă, unde nu se desfășoară activitate concretă și firma respectivă nu are prezență fizică, aspect care este identificat în controale. Numeroși antreprenori consideră că pot utiliza adrese fictive sau apartamente pentru sediul social, fără a conștientiza că ANAF verifică cu atenție coerența și veridicitatea informațiilor declarate. Este important să se respecte prevederile legale privind obligația de cooperare din Codul de procedură fiscală, art. 10, care impun contribuabilului să furnizeze date reale și să coopereze în determinarea stării de fapt fiscală.

Inactivitatea fiscală – pierderea codului de TVA, blocarea contractelor și riscuri pentru asociați

Inactivitatea fiscală declanșează procedura de declarare în inactivitate de către ANAF, conform art. 92 din Codul de procedură fiscală. În practică, există mai multe situații care pot conduce la acest statut. Una dintre cele mai frecvente este lipsa depunerii declarațiilor fiscale pe parcursul unui semestru calendaristic, conform art. 92 alin. (1) lit. a. De asemenea, firma poate fi declarată inactivă dacă sediul fiscal declarat este nefuncțional sau neidentificabil, conform lit. b) și c). Alte motive includ expirarea duratei contractului de sediu social, înregistrarea inactivității la Registrul Comerțului conform lit. d) sau lipsa organelor statutare, conform lit. f).

Consecințele pot fi severe, pierderea codului TVA determinând faptul că firma își pierde înregistrarea în scopuri de TVA și nu mai poate deduce TVA-ul aferent achizițiilor. În astfel de situații, partenerii pot refuza colaborarea, contractele existente pot fi suspendate, iar plata la termen devine problematică. În practică, firmele incluse în fenomenul denumit „Cuibul de Fantome” au înregistrat frecvent blocaje comerciale semnificative.

Când și în ce condiții poate fi declarată inactivă o societate comercială

Potrivit Codului de procedură fiscală, art. 92, o societate poate fi declarată inactivă dacă se îndeplinește cel puțin una dintre condițiile de la alin. (1), literele a)–g). Acestea includ: a) lipsa depunerii declarațiilor fiscale pe o perioadă determinată, b) și c) sediul fiscal declarat nefuncțional sau neidentificabil, d) înregistrarea inactivității la Registrul Comerțului, f) lipsa organelor statutare ale societății și g) expirarea duratei contractului de sediu social sau nerespectarea obligațiilor legale privind acesta. Pentru ca declararea să fie legală, se aplică și procedura prevăzută în Ordinul 3846/2015 privind declararea contribuabililor inactivi și reactivarea lor. Mai mult decât atât, declararea ca inactivă nu poate interveni înainte de expirarea unor termene legale de notificare: de exemplu, în cazul lit. a) (omiterea depunerii obligațiilor declarative), declararea nu se poate face înainte de 15 zile de la notificare organului fiscal privind depășirea termenului legal de depunere a declarației de impunere (art. 107, aplicabil în subsidiar), în cazurile lit. f) și g), declararea poate surveni doar după 30 de zile de la comunicarea notificării referitoare la situațiile respective.

Este important de menționat că reactivarea se poate face, la cererea contribuabilului, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile de conformare: depunerea declarațiilor restante, plata obligațiilor, și verificarea faptului că firma funcționează la domiciliul fiscal declarat. 

De asemenea, inactivitatea temporară înscrisă la Registrul Comerțului poate fi un motiv de declanșare a stării de inactivitate fiscală.

Aspecte esențiale la înființarea unei firme: cont bancar, capital social și sediu fiscal valid

La înființare firmă, elementele esențiale care trebuie puse la punct sunt: capital social, deschiderea cont bancar și sediul social sau domiciliul fiscal în formă legală. Un avocat consultanță poate ghida clientul în procedura de înființare firmă, înființare SRL sau înființare PFA, inclusiv în alegerea sediului social avocat, în găzduire sediu social sau în mutare sediu social.

Sediul social trebuie să fie o adresă concretă, să existe un contract legal (comodat, chirie, proprietate etc.), să fie compatibil cu profilul CAEN al firmei și să permită controlul de către autoritățile fiscale. Dacă sediul social este invalid sau contractul expiră, firma riscă să fie declarată inactivă pe baza lit. g) din art. 92.

De asemenea, la înființare firmă cu găzduire sediu social, este crucial să se verifice că societatea de găzduire nu creează situații conflictuale sau nedeterminabilitate, iar documentele justificative trebuie păstrate și puse la dispoziția ANAF sau Registrul Comerțului dacă este cazul.

Este important și controlul asupra capital social minim, evitarea diminuare capital social fără proceduri legale, verificarea sediul social, deschiderea corectă a cont bancar și actualizarea evidențelor la Registrul Comerțului. Toate aceste măsuri sunt esențiale pentru deschidere firme în condiții legale și pentru prevenirea riscului ca firma să fie declarată inactivă.

„În contextul noilor reglementări privind inactivitatea fiscală și obligațiile de raportare ale societăților comerciale, toate firmele trebuie să acorde o atenție deosebită declarării corecte a domiciliului fiscal și respectării termenelor legale. Nerespectarea acestor prevederi poate conduce la pierderea codului TVA, blocaje în relațiile comerciale și, în cele din urmă, la declararea firmei ca inactivă de către ANAF”, a declarat Dr. Radu Pavel, Avocat Coordonator.

Deschidere cont bancar se face pe numele firmei și reprezintă un vector de legitimitate financiară. Capitalul social minim trebuie virat conform prevederilor statutului societății, iar dovada plății poate fi cerută de autorități.

În concluzie, în prezent riscurile fiscale pentru firmele românești sunt tot mai ridicate, iar procedura prin care ANAF declară firmele inactive, inclusiv fenomenul cunoscut ca „Cuibul de Fantome”, pune în pericol activitatea legală, codul TVA, contractele și credibilitatea entității. Prin declararea corectă a domiciliului fiscal, prin alegerea unui sediu social valid și funcțional, prin respectarea obligațiilor declarative și prin anticiparea potențialelor riscuri, antreprenorii pot evita starea de inactivitate fiscală.

****

Societatea Românească de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații este una dintre societățile de avocatură de top din România, care furnizează servicii juridice de cea mai înaltă calitate. Printre clienții societății de avocatură se află companii multinaționale și autohtone de anvergură. În 2025, poveștile de succes ale societății de avocatură i-au adus recunoașterea internațională din partea celor mai prestigioase ghiduri și publicații internaționale de profil. Astfel, societatea de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații s-a situat în acest an pe locul 3 în România în clasamentul firmelor de avocatură de business cu cea mai relevantă expertiză, realizat de publicația Legal 500. Societatea de avocatură este recunoscută la nivel internațional și de ghidul IFLR 1000 Financial and Corporate 2025. De asemenea, Pavel, Mărgărit și Asociații este singură societatea de avocatură din România recomandată de directorul internațional Global Law Experts din Londra în aria de practică Dispute Resolution. Toate informațiile relevante privind societatea de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații, se regăsesc pe portalul www.avocatpavel.ro.

  Fiți la curent cu ultimele noutăți. Urmăriți DCBusiness și pe Google News

Ţi s-a părut interesant acest articol?

Urmărește pagina de Facebook DCBusiness pentru a fi la curent cu cele mai importante ştiri despre evoluţia economiei, modificările fiscale, deciziile privind salariile şi pensiile, precum şi alte analize şi informaţii atât de pe plan intern cât şi extern.