Capcana mașinii cumpărate pe firmă. ANAF taie la jumătate aceste cheltuieli

Achiziționarea unui autoturism pe firmă nu înseamnă că toate costurile suportate ulterior pot fi scăzute integral din impozite. Dacă vehiculul este folosit atât pentru activitatea economică, cât și în interes personal, deductibilitatea unor cheltuieli și a TVA este, de regulă, limitată la 50%.

Situația este și mai complicată în cazul amortizării. Pentru numeroase autoturisme, compania nu poate deduce fiscal mai mult de 1.500 de lei pe lună, chiar dacă valoarea mașinii și amortizarea înregistrată în contabilitate sunt mult mai mari.

Regulile trebuie analizate separat, deoarece cheltuiala contabilă, deductibilitatea la calcularea impozitului pe profit, deducerea TVA și amortizarea fiscală nu reprezintă același lucru.

Când sunt deductibile n3umai 50% din cheltuielile mașinii

Limitarea se aplică, în principal, vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, au o masă totală maximă autorizată de cel mult 3.500 de kilograme și nu mai mult de nouă locuri, inclusiv cel al șoferului.

În această situație, numai 50% dintre cheltuielile aferente vehiculului sunt deductibile la calcularea impozitului pe profit.

În această categorie pot intra:

• combustibilul;
• reparațiile și întreținerea;
• piesele de schimb;
• asigurările;
• inspecția tehnică periodică;
• rovinieta și taxele de drum;
• chiriile și costurile aferente leasingului;
• dobânzile și comisioanele legate direct de vehicul;
• alte costuri generate de utilizarea mașinii.

Amortizarea are însă un regim distinct și nu trebuie confundată cu aceste cheltuieli curente.

Limitarea de 50% se aplică atât autoturismelor aflate în proprietatea firmei, cât și celor pe care aceasta le utilizează în baza unui contract de închiriere, leasing sau comodat, dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de legislația fiscală.

Când pot fi deduse integral costurile

Cheltuielile pot fi deductibile integral atunci când firma poate demonstra că mașina este utilizată exclusiv pentru activitatea economică.

Pot fi considerate deplasări în scop economic, printre altele:

• vizitele la clienți și furnizori;
• deplasările la punctele de lucru;
• transportul mărfurilor sau al materialelor;
• deplasările la bancă, autorități ori alte instituții;
• intervențiile, reparațiile și activitățile de service;
• participarea la întâlniri, negocieri sau evenimente profesionale.

Drumul dintre domiciliul angajatului și locul de muncă poate ridica probleme. Acesta trebuie justificat prin necesitățile activității, iar simpla afirmație că mașina este „de serviciu” nu este suficientă pentru acordarea deducerii integrale.

Codul fiscal prevede și categorii de vehicule pentru care limitarea nu se aplică, dacă sunt utilizate potrivit destinației legale. Printre acestea se numără vehiculele folosite pentru servicii de urgență, pază și protecție, curierat, transport de persoane cu plată, închiriere, instruire în cadrul școlilor de șoferi sau de către agenții de vânzări și achiziții.

Foaia de parcurs face diferența

Firma care solicită deducerea integrală trebuie să poată demonstra utilizarea exclusiv economică a vehiculului. Unul dintre documentele esențiale este foaia de parcurs.

Aceasta trebuie să permită identificarea cel puțin a:

• categoriei vehiculului;
• scopului și locului deplasării;
• kilometrilor parcurși;
• normei proprii de consum;
• persoanei care a utilizat mașina.

Pentru aplicarea limitării de 50%, contribuabilul nu este obligat să demonstreze prin foaie de parcurs utilizarea exclusiv economică. Practic, firma acceptă că vehiculul poate fi folosit mixt și deduce numai jumătate din costurile eligibile.

Foaia de parcurs nu trebuie întocmită formal. Dacă traseele, kilometrii și scopul deplasărilor nu pot fi corelate cu activitatea firmei, ANAF poate considera că utilizarea exclusiv economică nu a fost dovedită.

Și TVA poate fi redusă la jumătate

Regula de 50% există și în materia TVA. Dacă autoturismul nu este folosit exclusiv pentru activitatea economică, compania poate deduce, în principiu, numai jumătate din TVA aferentă achiziției, închirierii, leasingului și cheltuielilor legate de vehicul.

Astfel, aceeași factură poate avea două consecințe fiscale diferite:

• TVA poate fi dedusă numai în proporție de 50%;
• cheltuiala rămasă, fără TVA deductibilă, poate fi la rândul său deductibilă numai în limita permisă de Codul fiscal.

Pentru deducerea integrală a TVA, firma trebuie să justifice utilizarea exclusiv economică sau încadrarea vehiculului într-una dintre excepțiile prevăzute de lege.

Amortizarea poate fi plafonată la 1.500 de lei pe lună

În cazul autoturismelor din categoria M1, cheltuiala cu amortizarea este deductibilă fiscal, de regulă, în limita a 1.500 de lei pentru fiecare mașină, pentru fiecare lună.

Exemplu: dacă amortizarea înregistrată în contabilitate este de 2.500 de lei lunar, numai 1.500 de lei vor fi recunoscuți fiscal. Diferența de 1.000 de lei rămâne cheltuială contabilă, dar este nedeductibilă la calcularea impozitului pe profit.

Există excepții pentru anumite vehicule utilizate în activități speciale, precum serviciile de urgență, pază, curierat, taximetrie, închiriere sau pentru vehiculele folosite de agenții de vânzări și achiziții.

Regulile actualizate privind deductibilitatea sunt cuprinse în Codul fiscal și normele sale de aplicare.

Regula nu are același efect pentru toate firmele

Limitarea cheltuielilor contează direct pentru firmele plătitoare de impozit pe profit, deoarece acestea își stabilesc impozitul pornind de la rezultatul fiscal.

În cazul unei microîntreprinderi care plătește impozit pe venit, cheltuielile cu mașina nu reduc direct baza impozabilă, calculată în funcție de venituri. Regulile privind TVA, documentele justificative, înregistrarea contabilă și eventualele avantaje acordate salariaților sau administratorilor rămân însă relevante.

Prin urmare, formula „cumpăr mașina pe firmă și îmi scad toate cheltuielile” poate fi înșelătoare. Regimul fiscal depinde de felul în care este utilizată mașina, de documentele păstrate, de categoria vehiculului și de sistemul de impozitare aplicat firmei.