ANAF poate bloca fiscal firmele pentru două greșeli aparent banale

Firmele care nu au cont de plăți în România sau care nu depun situațiile financiare anuale la timp pot ajunge pe lista contribuabililor inactivi fiscal. Măsura schimbă semnificativ riscurile pentru administratorii care țin societăți „uitate”, fără activitate clară, fără cont bancar sau fără documente depuse la termen. Inactivarea fiscală nu înseamnă doar o mențiune într-un registru ANAF, ci poate atrage efecte directe asupra deductibilității cheltuielilor, asupra TVA și asupra relațiilor comerciale cu alte firme.

Agenția Națională de Administrare Fiscală modifică procedura privind declararea contribuabililor inactivi, ca urmare a schimbărilor aduse Codului de procedură fiscală. Cele mai importante noutăți sunt introducerea a două situații suplimentare în care o persoană juridică poate fi declarată inactivă fiscal: lipsa unui cont de plăți în România sau a unui cont deschis la Trezoreria Statului și nedepunerea situațiilor financiare anuale în termen de 5 luni de la expirarea termenului legal de depunere.

Cu alte cuvinte, bilanțul nedepus nu mai este doar o problemă contabilă sau o abatere sancționabilă cu amendă. El poate deveni un criteriu care duce la blocarea fiscală a firmei. La fel, lipsa unui cont de plăți în România poate ridica semne de întrebare pentru Fisc, mai ales în cazul societăților care există formal, dar nu au o activitate economică ușor de verificat.

Citește și: Firmele primesc o nouă armă în fața deciziilor fiscale. Ce schimbă Ministerul Finanțelor

Când poate ANAF să declare o firmă inactivă fiscal

Codul de procedură fiscală prevede deja mai multe situații în care un contribuabil poate fi declarat inactiv. Printre acestea se numără neîndeplinirea obligațiilor declarative, sustragerea de la controale prin declararea unor date de identificare a domiciliului fiscal care nu permit organului fiscal să îl identifice, constatarea că societatea nu funcționează la domiciliul fiscal declarat, expirarea duratei de funcționare, lipsa organelor statutare sau expirarea perioadei de inactivitate temporară înscrise la registrul comerțului.

Noile reguli adaugă două criterii cu impact larg. Primul se referă la contribuabilii persoane juridice care nu au cont de plăți în România sau un cont deschis la Trezoreria Statului. Al doilea îi vizează pe cei care nu au depus situațiile financiare anuale în termen de 5 luni de la împlinirea termenului legal de depunere.

Această schimbare este importantă pentru că poate afecta inclusiv firme care nu au datorii mari la stat, dar care nu și-au îndeplinit obligațiile administrative de bază. În practică, o societate fără activitate, lăsată „în așteptare” de administrator, poate ajunge să fie încadrată într-o zonă de risc fiscal dacă nu are cont și nu depune documentele obligatorii.

Bilanțul nedepus nu mai este doar problema contabilului

Pentru foarte mulți administratori, situațiile financiare anuale sunt percepute ca o formalitate de care „se ocupă contabilul”. Noile reguli arată însă că răspunderea nu poate fi tratată atât de simplu. Nedepunerea bilanțului poate avea consecințe fiscale pentru firmă, iar administratorul este cel care trebuie să se asigure că societatea își respectă obligațiile legale.

Termenul de 5 luni se calculează de la expirarea termenului legal de depunere a situațiilor financiare. În funcție de categoria contribuabilului, aceste termene sunt stabilite prin Legea contabilității și prin reglementările contabile aplicabile. Pentru societățile comerciale, termenul general este, de regulă, la finalul lunii mai pentru exercițiul financiar anterior, dar există reguli distincte pentru alte categorii de entități sau pentru firmele care au exercițiu financiar diferit de anul calendaristic.

Miza nu este doar amenda pentru nedepunere. Dacă întârzierea depășește pragul prevăzut de Codul de procedură fiscală, firma poate intra în procedura de inactivare fiscală. De aici apar efecte mult mai grave decât simpla sancțiune contravențională.

Ce se întâmplă dacă firma este declarată inactivă fiscal

Inactivarea fiscală nu înseamnă că firma dispare și nici că obligațiile fiscale se suspendă. Societatea rămâne supusă obligațiilor privind plata impozitelor, taxelor și contribuțiilor sociale obligatorii. Diferența majoră este că, în perioada de inactivitate, contribuabilul nu beneficiază de dreptul de deducere a cheltuielilor și a TVA aferente achizițiilor efectuate.

Aceasta este una dintre cele mai dure consecințe pentru o firmă care continuă să deruleze operațiuni economice după ce a fost declarată inactivă. Practic, societatea poate avea în continuare obligații de plată către stat, dar pierde drepturi fiscale importante. Pentru o companie care cumpără marfă, servicii sau echipamente, imposibilitatea deducerii cheltuielilor și a TVA poate modifica semnificativ costurile reale ale activității.

Mai mult, statutul de contribuabil inactiv este publicat în registrele administrate de ANAF. Asta înseamnă că informația poate fi verificată de partenerii de afaceri, bănci, consultanți sau alte instituții. Pentru o firmă care vrea să obțină finanțare, să participe la contracte sau să mențină relații comerciale stabile, apariția în registrul contribuabililor inactivi poate deveni o problemă serioasă de credibilitate.

Probleme și pentru firmele care lucrează cu un contribuabil inactiv

Riscul nu se oprește la firma declarată inactivă. Și partenerii comerciali trebuie să fie atenți. Codul fiscal prevede reguli speciale pentru contribuabilii care achiziționează bunuri sau servicii de la persoane impozabile stabilite în România, după înscrierea acestora ca inactive în registrul ANAF.

În astfel de situații, beneficiarii pot avea probleme cu deducerea cheltuielilor și a TVA aferente achizițiilor făcute de la contribuabili inactivi, cu anumite excepții prevăzute de lege, cum sunt cele legate de achizițiile efectuate în cadrul procedurii de executare silită sau de la persoane aflate în procedura falimentului.

Asta înseamnă că verificarea furnizorilor nu mai este o simplă măsură de prudență, ci o condiție practică pentru evitarea unor costuri fiscale. O firmă care cumpără de la un contribuabil inactiv poate descoperi ulterior că o factură aparent obișnuită nu produce efectele fiscale așteptate.

Pentru contabili și administratori, verificarea periodică a partenerilor în registrul ANAF devine cu atât mai importantă. În special în cazul contractelor recurente, statutul fiscal al furnizorului ar trebui urmărit, nu verificat doar la începutul colaborării.

Reactivarea nu va mai fi doar o formalitate

Proiectul de ordin prevede și modificări privind reactivarea contribuabililor. Una dintre schimbări vizează competența de aprobare a deciziilor de inactivare și reactivare. Aceasta ar urma să treacă de la direcțiile regionale ale finanțelor publice către conducătorii unităților fiscale în evidența cărora sunt înregistrați contribuabilii.

O altă modificare importantă privește verificarea situației de funcționare înainte de reactivare. Pentru evitarea reactivării unor contribuabili care nu mai desfășoară activitate la domiciliul fiscal declarat, ANAF introduce obligația ca organele fiscale cu atribuții în executarea silită să verifice situația de funcționare înainte de aprobarea reactivării.

Această schimbare arată că Fiscul vrea să reducă riscul ca societățile care există doar pe hârtie să fie reactivate fără o verificare minimă. Practic, nu va fi suficient ca firma să își îndeplinească formal anumite obligații, dacă există suspiciuni că nu funcționează la sediul declarat.

Firmele „uitate” devin un risc pentru administratori

Cele mai expuse sunt societățile care nu mai au activitate, dar nu au fost radiate, suspendate corect sau ținute la zi din punct de vedere fiscal și contabil. În multe cazuri, administratorii păstrează astfel de firme „pentru orice eventualitate”, fără să mai urmărească termenele de depunere, conturile, sediul social sau obligațiile declarative.

Noile criterii ANAF cresc presiunea pe aceste societăți. O firmă fără cont de plăți în România și fără situații financiare depuse poate intra mai ușor în zona contribuabililor cu risc. Iar dacă este declarată inactivă, revenirea la normal poate presupune mai mulți pași: îndeplinirea obligațiilor restante, clarificarea situației fiscale, verificarea domiciliului fiscal și emiterea deciziei de reactivare.

Pentru administrator, mesajul este simplu: o firmă lăsată în nelucrare nu este neapărat o firmă fără riscuri. Chiar dacă nu are rulaj, chiar dacă nu are angajați și chiar dacă nu emite facturi, societatea poate acumula probleme dacă nu respectă obligațiile minime prevăzute de lege.

De ce contează contul de plăți în România

Introducerea criteriului privind contul de plăți are o miză practică pentru administrația fiscală. Existența unui cont în România sau la Trezoreria Statului facilitează urmărirea fluxurilor financiare, comunicarea cu contribuabilul și, după caz, recuperarea obligațiilor bugetare.

Pentru firmele care lucrează efectiv în România, lipsa unui astfel de cont poate fi interpretată ca un semnal de risc, mai ales dacă este dublată de lipsa declarațiilor, lipsa bilanțurilor sau imposibilitatea identificării activității la domiciliul fiscal declarat.

Măsura poate avea impact inclusiv asupra unor societăți cu administratori străini, firme înființate pentru proiecte care nu au mai început sau companii rămase fără activitate după închiderea unor contracte. În toate aceste cazuri, obligațiile formale rămân importante.

Ce ar trebui să verifice firmele

Înainte ca noile reguli să producă efecte administrative, firmele ar trebui să verifice dacă au cont de plăți deschis în România sau cont la Trezorerie, dacă situațiile financiare anuale au fost depuse la termen, dacă declarațiile fiscale sunt la zi, dacă sediul social și domiciliul fiscal sunt corect declarate și dacă organele statutare sunt valabile.

La fel de importantă este verificarea partenerilor comerciali. O firmă care facturează sau cumpără de la un contribuabil inactiv poate genera riscuri fiscale în lanț. De aceea, statutul fiscal al furnizorilor și clienților relevanți ar trebui verificat periodic, mai ales înainte de operațiuni importante.

În esență, ANAF mută accentul de la simpla sancționare a firmelor care nu depun declarații spre o verificare mai largă a existenței economice reale a societăților. Contul de plăți, bilanțul anual, sediul fiscal și funcționarea efectivă devin elemente care pot decide dacă o firmă rămâne activă fiscal sau ajunge pe lista contribuabililor inactivi.

Pentru mediul de afaceri, mesajul este clar: firmele fără activitate nu pot fi pur și simplu abandonate. Ele trebuie fie administrate corect, fie închise legal. În caz contrar, o societate uitată poate deveni o problemă fiscală nu doar pentru administrator, ci și pentru partenerii care ajung să lucreze cu ea.