Modificări privind registrul general de evidență a salariaților. Ce trebuie să ştie angajatorii şi angajaţii - Document

"Modificările și completările semnificative ale legislației în domeniul relațiilor de muncă, adaptate noilor provocări cu care se confruntă piața muncii, a avut impact și asupra legislației care reglementează metodologia de întocmire, completare și transmitere în registrul general de evidență a salariaților a elementelor contractelor individuale de muncă, în decembrie 2017 fiind adoptată Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților.

Prin hotărârea sus menționată se reglementează, în principal, următoarele aspecte:

a) obligația angajatorilor, persoane fizice sau juridice de drept public sau privat, de a întocmi, completa și transmite registrul general de evidență a salariaților, cu respectarea dispozițiilor privind protecția datelor cu caracter personal;

b) posibilitatea angajatorilor, persoane fizice sau juridice de drept privat, de a contracta serviciul de completare şi transmitere a datelor în registru prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protecţia datelor cu caracter personal;

c) completarea şi transmiterea datelor în registru se realizează de către:
- una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajatorii persoane fizice sau juridice de drept privat;
- persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin fişa postului în cazul angajatorilor instituţii sau autorităţi publice;
- prestatorii care oferă serviciul de completare şi transmitere a datelor în registru.

d)interdicția de a subcontracta serviciile de completare şi transmitere a datelor în registru încredinţate de angajator;

e) obligaţia angajatorilor care optează pentru externalizarea serviciului de completare şi transmitere a datelor în registru de a notifica, în scris, inspectoratul teritorial de muncă, în a cărui rază teritorială îşi au sediul/domiciliul, despre încheierea contractelor de prestări servicii, precum şi datele de identificare ale prestatorului, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii;

f) contractarea serviciului de completare şi transmitere a datelor în registru nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de prezenta hotărâre;
g) angajatorii sau, după caz, prestatorii care completează şi transmit datele în registru au obligaţia să prelucreze datele cu caracter personal ale salariaţilor, cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal", se arată în nota de fundamentare a proiectului.

Care sunt schimbările preconizate

Ministerul Muncii şi Solidarității Sociale are ca rol identificarea, elaborarea şi promovarea măsurilor care au ca scop buna funcţionare a pieţei muncii, precum și identificarea și aplicarea celor mai eficiente măsuri de protecție socială, adecvate schimbărilor care se produc constant în economia națională și în mod deosebit în legislația actuală.

În acest context, se impune corelarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 905/2017, referitoare la serviciul de completare şi transmitere a datelor în registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare.

Având în vedere faptul că, potrivit prevederilor art. 341 din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare, fiecare angajator are dreptul de a-şi organiza activitatea de resurse umane şi salarizare prin una dintre modalitățile reglementate de lege, respectiv prin asumarea de către angajator a atribuţiilor specifice, prin desemnarea unuia sau mai multor angajaţi cărora să le repartizeze, prin fişa postului, atribuţii privind activitatea de resurse umane şi salarizare sau prin contractarea unor servicii externe specializate în resurse umane şi salarizare (inclusiv servicii externe de contabilitate autorizate de CECCAR) și activitatea de completare şi transmitere a datelor în registru, astfel cum este reglementată în cuprinsul Hotărârii Guvernului nr. 905/2017, se poate realiza în una dintre modalitățile enumerate anterior, cu informarea în termen a inspectoratului teritorial de muncă în legătură cu încheierea, sau după caz, încetarea contractelor de furnizare servicii.

De asemenea, se va stabili obligația serviciilor externe, ca la încetarea contractului de furnizare servicii să elibereze angajatorului baza de date în format electronic care conține toate înregistrările făcute de prestator pe durata contractului.

Se va stabili obligația angajatorului de a transmite suspendarea contractului individual de muncă ca urmare a absențelor nemotivate, în termen de 3 zile lucrătoare de la data emiterii deciziei de suspendare, în condițiile prevăzute la art. 51 alin. (2) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Se va stabili posibilitatea angajatorilor de a solicita inspectoratului teritorial de muncă o copie a datelor existente în registru, în format electronic sau letric , pentru situația în care, din diferite motive nu mai dețin aceste date.

Având în vedere faptul că, Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților a fost adoptat în temeiul prevederilor art. 34 din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, act normativ de nivel primar, este necesar ca prevederile hotărârii privind registrul general de evidență a salariaților să fie corelate cu prevederile Legii nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare, astfel cum au fost modificate și completate prin Legea nr. 213/2020.

Hotărârea poate fi consultată aici.