Cât timp trebuie păstrate facturile, chitanțele și contractele. Reguli valabile pentru firme, PFA-uri și persoane private

Facturile de energie, chitanțele pentru taxe, contractele bancare și documentele primite la cumpărarea unei locuințe nu au toate același termen de păstrare. Unele pot fi eliminate după trei sau cinci ani, în timp ce altele trebuie păstrate pe întreaga durată a contractului sau chiar toată viața.

Pentru persoanele fizice nu există o regulă generală care să stabilească un singur termen pentru toate facturile și chitanțele. Perioada depinde de tipul documentului, de posibilitatea apariției unei datorii sau a unui litigiu și de durata garanției ori a contractului.

Facturile la utilități: minimum trei ani

Facturile și dovezile de plată pentru energie electrică, gaze naturale, apă, telefonie, internet, salubritate sau întreținerea locuinței ar trebui păstrate cel puțin trei ani de la data plății.

Recomandarea are legătură cu termenul general de prescripție de trei ani prevăzut de Codul civil pentru majoritatea drepturilor patrimoniale, atunci când legea nu stabilește un alt termen.

În această perioadă pot apărea situații în care furnizorul susține că o factură nu a fost achitată, solicită diferențe rezultate din regularizări sau corectează anumite operațiuni. Chitanța, ordinul de plată ori extrasul bancar poate demonstra efectuarea plății.

Contractul încheiat cu furnizorul trebuie păstrat pe întreaga durată a relației contractuale, împreună cu actele adiționale. După schimbarea furnizorului sau închiderea contractului, este prudent ca documentele și factura finală să fie păstrate încă trei ani.

Dacă există o reclamație, o factură contestată sau un proces, documentele nu trebuie eliminate până la soluționarea definitivă a problemei, indiferent de vechimea lor.

Documentele fiscale: cel puțin cinci ani

Declarațiile fiscale, deciziile de impunere, chitanțele pentru plata impozitelor, documentele referitoare la venituri, chirii, activități independente sau alte operațiuni cu implicații fiscale trebuie păstrate cel puțin pe durata termenului în care autoritățile pot efectua verificări.

Codul de procedură fiscală stabilește că dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie, ca regulă generală, în cinci ani. Termenul începe să curgă de la 1 iulie a anului următor celui pentru care este datorată obligația fiscală. În situațiile în care creanțele rezultă dintr-o faptă penală, termenul este de zece ani. Prescripția poate fi însă întreruptă sau suspendată în anumite situații.

De exemplu, pentru o obligație fiscală aferentă anului 2026, termenul general începe la 1 iulie 2027. Documentele ar trebui păstrate cel puțin până la împlinirea termenului, în iulie 2032, dacă între timp nu intervine o cauză de suspendare sau întrerupere.

Pentru firme, PFA și alte entități care țin contabilitate, Legea contabilității prevede păstrarea registrelor obligatorii și a documentelor justificative timp de cinci ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Regula se aplică inclusiv statelor de salarii.

Bonurile și facturile pentru produsele cumpărate

Bonul fiscal, factura și certificatul de garanție trebuie păstrate cel puțin pe întreaga perioadă de garanție a produsului.

În cazul bunurilor noi, vânzătorul răspunde, în general, pentru neconformitățile constatate în termen de doi ani de la livrare. Pentru produsele second-hand, consumatorul și vânzătorul pot conveni o perioadă mai scurtă, dar aceasta nu poate fi mai mică de un an.

Dacă producătorul oferă o garanție comercială mai lungă, de trei, cinci sau zece ani, factura, certificatul și documentele intervențiilor efectuate în service trebuie păstrate până la expirarea acelei perioade.

Pentru electrocasnice, telefoane, calculatoare, mobilier, bijuterii sau alte achiziții importante, documentele merită păstrate atât timp cât bunul se află în proprietatea cumpărătorului. Ele pot fi necesare pentru asigurare, revânzare, dovedirea valorii bunului sau în cazul unui furt.

Bonurile tipărite pe hârtie termică se pot șterge în timp. Este recomandată fotografierea sau scanarea acestora imediat după cumpărare, alături de certificatul de garanție și numărul de serie al produsului.

Contractele de credit și documentele bancare

Contractul de credit, actele adiționale, graficele de rambursare, documentele privind dobânda, comisioanele și asigurările trebuie păstrate pe întreaga perioadă a împrumutului.

După achitarea creditului, este prudent ca documentele să fie păstrate încă cel puțin trei ani, împreună cu extrasele sau chitanțele care dovedesc ultimele plăți.

Un document deosebit de important este adeverința prin care banca confirmă stingerea integrală a datoriei. Aceasta ar trebui păstrată fără limită de timp sau, cel puțin, pe termen foarte lung.

În cazul unui credit ipotecar, trebuie păstrate și documentele privind radierea ipotecii din cartea funciară. Simplul fapt că ultima rată a fost plătită nu înseamnă automat că toate formalitățile privind garanția înscrisă asupra imobilului au fost îndeplinite.

Contractele de închiriere și de prestări servicii

Contractele de închiriere, procesele-verbale de predare-primire, inventarele bunurilor, dovezile plății chiriei și documentele referitoare la garanție trebuie păstrate pe întreaga durată a contractului.

După încetarea contractului și restituirea garanției, actele ar trebui păstrate încă minimum trei ani. Aceeași regulă poate fi aplicată contractelor cu firme de construcții, renovări, reparații, pază, administrare sau altor prestatori de servicii.

În cazul lucrărilor efectuate asupra unei locuințe, facturile și contractele pot fi utile și mult după expirarea garanției, mai ales dacă trebuie demonstrat cine a executat instalația electrică, centrala termică, acoperișul sau alte elemente importante.

Actele locuinței nu trebuie aruncate

Contractul de vânzare-cumpărare, certificatul de moștenitor, actul de donație, autorizația de construire, procesul-verbal de recepție, documentația cadastrală și actele referitoare la intabulare trebuie păstrate permanent.

În aceeași categorie intră documentele privind extinderile, modificările structurale, succesiunile, partajele, servituțile, drepturile de acces și eventualele litigii asupra proprietății.

Chiar dacă anumite informații apar în evidențele cadastrale, documentele originale pot fi necesare la vânzarea imobilului, obținerea unui credit, efectuarea unei succesiuni sau corectarea unor erori din registrele publice.

Facturile pentru lucrări majore, precum refacerea acoperișului, consolidarea clădirii, schimbarea instalațiilor sau montarea unei centrale, ar trebui păstrate atât timp cât persoana deține locuința.

Regula simplă pentru arhiva personală

Documentele pot fi împărțite în patru categorii:

• Trei ani: facturi curente la utilități, chitanțe și contracte obișnuite încheiate.
• Cinci ani: acte și dovezi cu implicații fiscale, dacă nu există verificări sau litigii în desfășurare.
• Pe durata garanției sau a contractului: facturi pentru produse, contracte de servicii și documente bancare.
• Permanent: actele locuinței, documentele de proprietate, certificatele de moștenitor și dovezile stingerii creditelor importante.

Documentele pot fi păstrate și electronic, însă fișierele trebuie salvate într-un format ușor de deschis și în cel puțin două locuri diferite. Pentru actele de proprietate și alte documente originale importante, copia digitală nu ar trebui să înlocuiască păstrarea originalului.