Atenție la Formularul 398. Greșeala care poate costa firmele care vând online

Formularul 398, declarația care îi vizează pe comercianții online. Termenul-limită nu se mută dacă pică în weekend

Firmele care vând bunuri sau prestează servicii către consumatori din alte state membre ale Uniunii Europene trebuie să fie atente la Formularul 398, declarația specială de TVA folosită în cadrul sistemului One Stop Shop. Documentul nu este o declarație obișnuită de TVA pentru activitatea internă din România, ci un instrument prin care taxa datorată în alte state UE este declarată într-un singur loc, atunci când România este stat membru de înregistrare.

Formularul 398, denumit oficial „Declarație specială de TVA - VAT Return One Stop Shop”, este prevăzut pentru regimurile speciale reglementate de articolele 314, 315 și 315^2 din Codul fiscal. Aceste regimuri sunt folosite, în principal, de operatorii economici implicați în comerț electronic, vânzări intracomunitare de bunuri la distanță, servicii către persoane neimpozabile din alte state membre sau vânzări de bunuri importate de valoare redusă, prin schema de import.

Ce este Formularul 398 și de ce a fost introdus

Formularul 398 este declarația prin care se raportează TVA aferentă unor operațiuni transfrontaliere desfășurate în cadrul sistemului OSS - One Stop Shop sau IOSS - Import One Stop Shop.

Pe scurt, mecanismul permite unei firme să declare și să plătească TVA datorată în mai multe state membre printr-un singur portal electronic, fără să fie obligată să se înregistreze separat în fiecare țară în care are clienți finali. Sistemul este important mai ales pentru magazinele online, platformele de comerț electronic și prestatorii de servicii digitale sau alte servicii către persoane fizice din Uniunea Europeană.

Pentru o firmă din România care vinde produse către consumatori din Germania, Franța, Italia sau Spania, de exemplu, Formularul 398 poate deveni documentul prin care sunt centralizate operațiunile și TVA datorată în acele state, dacă firma folosește regimul special UE.

Cine trebuie să depună declarația specială de TVA

Formularul 398 se depune de persoanele impozabile care aplică unul dintre cele trei regimuri speciale prevăzute în Codul fiscal.

Primul este regimul non-UE, prevăzut la art. 314 din Codul fiscal. Acesta se aplică persoanelor impozabile care nu sunt stabilite în Uniunea Europeană, dar aleg România ca stat membru de înregistrare pentru declararea TVA aferentă anumitor servicii prestate către persoane neimpozabile din UE.

Al doilea este regimul UE, prevăzut la art. 315 din Codul fiscal. Acesta este cel mai relevant pentru firmele stabilite în România care efectuează vânzări intracomunitare de bunuri la distanță sau prestează servicii către persoane neimpozabile din alte state membre. În această categorie pot intra magazinele online românești care livrează produse către clienți persoane fizice din alte state ale Uniunii Europene.

Al treilea este regimul de import, prevăzut la art. 315^2 din Codul fiscal. Acesta vizează vânzările la distanță de bunuri importate din teritorii terțe sau țări terțe, în anumite condiții, prin schema IOSS.

Ce operațiuni se declară prin Formularul 398

Prin Formularul 398 nu se declară toate vânzările unei firme, ci doar operațiunile care intră în regimurile speciale OSS sau IOSS.

În cazul regimului UE, declarația poate include vânzări intracomunitare de bunuri la distanță, livrări interne de bunuri efectuate prin anumite interfețe electronice și servicii prestate către persoane neimpozabile din alte state membre. În cazul regimului non-UE, declarația privește serviciile prestate de persoane impozabile nestabilite în UE către consumatori din state membre. În cazul regimului de import, sunt vizate vânzările la distanță de bunuri importate, atunci când se aplică schema specială.

Important este că Formularul 398 are legătură cu TVA datorată în statele de consum, adică acolo unde se află clientul final. România poate fi doar statul prin care firma declară și plătește sumele, urmând ca acestea să fie distribuite către celelalte state membre.

Care este termenul de depunere

Declarația specială de TVA se depune până la sfârșitul lunii următoare perioadei fiscale acoperite de declarație.

Pentru regimul UE și regimul non-UE, perioada fiscală este trimestrul calendaristic. Asta înseamnă că declarația se depune, în mod obișnuit, până la finalul lunii următoare trimestrului încheiat. De exemplu, pentru trimestrul I, termenul este 30 aprilie, iar pentru trimestrul IV, termenul este 31 ianuarie.

Pentru regimul de import, declarația se depune lunar, până la sfârșitul lunii următoare lunii pentru care se face raportarea.

O particularitate foarte importantă este că termenul nu se prelungește dacă ultima zi a lunii cade într-o zi nelucrătoare. ANAF a atras atenția în mai multe comunicări că, pentru Formularul 398, sfârșitul lunii următoare se consideră ultima zi calendaristică a respectivei luni, chiar dacă aceasta este sâmbătă, duminică sau sărbătoare legală.

Declarația se depune și dacă nu au existat operațiuni

Un detaliu care poate fi ușor trecut cu vederea este obligația de depunere chiar și în lipsa operațiunilor. Persoanele impozabile înregistrate în regimurile speciale trebuie să depună Formularul 398 inclusiv pentru perioadele în care nu au efectuat livrări de bunuri sau prestări de servicii acoperite de regimul special.

Cu alte cuvinte, dacă firma este înregistrată în OSS sau IOSS, lipsa vânzărilor într-o anumită perioadă nu înseamnă automat lipsa obligației de declarare. Într-o astfel de situație, se depune declarația fără operațiuni, potrivit regulilor aplicabile regimului special.

Cum se depune Formularul 398

Formularul 398 se depune prin mijloace electronice, în cadrul procedurii pentru regimurile speciale de TVA. ANAF pune la dispoziție programe de asistență pentru declarație, inclusiv documentație tehnică pentru structura fișierului XML.

Pe site-ul ANAF există o secțiune dedicată One Stop Shop - OSS, unde sunt publicate formularul, ghidul de utilizare a aplicației OSS, detalii privind plata și documentele normative relevante. Formularul a fost publicat inițial în 2021, iar programele de asistență au fost actualizate ulterior.

Pentru firme, partea practică importantă este ca datele privind vânzările pe fiecare stat membru de consum să fie colectate corect. Declarația trebuie să permită identificarea statelor în care se datorează TVA, a bazei de impozitare, a cotei de TVA aplicabile și a sumei de plată.

De ce contează pentru magazinele online

Formularul 398 este relevant mai ales în contextul creșterii comerțului online. O firmă care vinde doar în România nu are, în mod normal, această obligație doar pentru activitatea internă. Însă situația se schimbă atunci când apar vânzări către consumatori din alte state membre, iar firma a optat sau trebuie să utilizeze regimul special corespunzător.

Pentru comercianții online, Formularul 398 poate simplifica administrarea fiscală, deoarece reduce nevoia de înregistrări multiple de TVA în alte state UE. În același timp, însă, impune o evidență riguroasă a vânzărilor pe țări, cote de TVA și perioade fiscale.

O eroare frecventă poate apărea atunci când o firmă tratează toate vânzările online ca vânzări interne, fără să verifice dacă operațiunile intră în categoria vânzărilor intracomunitare la distanță. O altă problemă poate apărea atunci când termenul de depunere este confundat cu termenele fiscale obișnuite, care în unele cazuri se pot reporta dacă ziua-limită este nelucrătoare. În cazul Formularului 398, această regulă nu funcționează la fel.

Ce trebuie să verifice firmele

Firmele care vând către clienți persoane fizice din alte state UE trebuie să verifice dacă sunt înregistrate în OSS sau IOSS, ce regim special li se aplică și ce operațiuni trebuie raportate prin Formularul 398.

De asemenea, trebuie urmărite cu atenție termenele de depunere, mai ales în lunile în care ultima zi cade în weekend. Întrucât termenul este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei fiscale, întârzierea poate apărea foarte ușor dacă firma presupune că obligația se mută automat în prima zi lucrătoare următoare.

Contabilii și administratorii trebuie să acorde atenție și monedei, evidențelor pe state membre, cotelor de TVA aplicabile în țările de consum și concordanței dintre sumele declarate și sumele plătite. Formularul 398 nu este doar o formalitate, ci o declarație specială prin care România colectează date și sume ce privesc TVA datorată în alte state membre.

Pentru firmele mici care au început să vândă online în afara României, acest formular poate fi primul contact serios cu regulile fiscale europene privind comerțul electronic. De aceea, verificarea încadrării fiscale înainte de extinderea vânzărilor în UE poate evita probleme ulterioare cu termenele, cotele de TVA și raportările obligatorii.