Firmele pot recupera TVA plătită în alte state UE. Termenul-limită pentru depunerea cererii la ANAF

Firmele din România care au achitat TVA pentru bunuri sau servicii cumpărate în alte state membre ale Uniunii Europene în cursul anului 2025 mai au la dispoziție puțin peste o lună pentru a solicita recuperarea banilor. Cererea trebuie transmisă electronic prin intermediul ANAF cel târziu la 30 septembrie 2026.

Procedura nu trebuie confundată cu rambursarea TVA din România, solicitată prin decontul de TVA. Este vorba despre taxa achitată într-un alt stat membru, de exemplu pentru deplasări, participarea la târguri, combustibil, transport, cazare, închirierea unor vehicule sau achiziția unor bunuri și servicii necesare activității economice.

Cererea se depune prin formularul 318 - „Cerere de rambursare a taxei pe valoarea adăugată pentru persoanele impozabile stabilite în România”.

Cine poate cere banii înapoi

Procedura poate fi utilizată de persoanele impozabile stabilite în România care au efectuat importuri sau achiziții de bunuri și servicii într-un alt stat membru al Uniunii Europene și au achitat TVA în statul respectiv.

Solicitantul trebuie să fi fost înregistrat în scopuri de TVA în România în perioada pentru care cere rambursarea. În plus, cheltuielile trebuie să fie legate de operațiuni economice care dau drept de deducere.

Dacă o firmă desfășoară atât activități care permit deducerea TVA, cât și operațiuni fără drept de deducere, autoritatea fiscală străină poate restitui numai partea corespunzătoare activităților cu drept de deducere.

Mecanismul este destinat, în principal, firmelor care au suportat TVA într-un stat membru în care nu sunt stabilite și în care nu desfășoară în mod obișnuit operațiuni pentru care ar trebui să se înregistreze local în scopuri de TVA.

Cererea se trimite la ANAF, nu direct în străinătate

Firma nu trebuie să depună cererea direct la administrația fiscală din Germania, Franța, Italia sau din statul în care a plătit taxa.

Formularul 318 se descarcă de pe portalul ANAF, se completează și se validează electronic. După validare se aplică semnătura electronică, iar documentul este transmis prin portalul instituției.

ANAF verifică automat dacă solicitantul a avut un cod valid de TVA în perioada înscrisă în cerere și dacă facturile sau celelalte documente declarate au fost emise în perioada de valabilitate a codului.

Numai dacă aceste condiții sunt îndeplinite, cererea primește un număr de referință și este trimisă, împreună cu documentele anexate, administrației fiscale din statul de la care este solicitată rambursarea.

Dacă verificarea preliminară efectuată în România nu este trecută, formularul nu mai este înaintat autorității fiscale străine.

Stadiul cererii poate fi urmărit pe portalul ANAF, în zona „Declarații depuse” - „Rambursare TVA” - „Istoric declarații”. Aici sunt afișate inclusiv mesajele de validare sau solicitările primite din străinătate.

Pragurile minime pentru rambursare

Cererea poate acoperi o perioadă de minimum trei luni calendaristice și de maximum un an.

Există însă două praguri minime:

• dacă solicitarea vizează o perioadă mai mică de un an, dar de cel puțin trei luni, TVA cerută la rambursare trebuie să fie de minimum 400 de euro sau echivalentul în moneda statului respectiv;
• dacă solicitarea privește întregul an calendaristic ori perioada rămasă până la sfârșitul anului, suma minimă este de 50 de euro.

O cerere poate acoperi și mai puțin de trei luni dacă este vorba despre perioada rămasă până la sfârșitul anului calendaristic.

Nu toate cheltuielile sunt acceptate automat

Dreptul la rambursare este analizat potrivit legislației statului în care TVA a fost achitată. Din acest motiv, aceeași categorie de cheltuială poate fi acceptată într-o țară și limitată sau exclusă în alta.

Comisia Europeană avertizează că unele state nu rambursează TVA pentru anumite cheltuieli cu restaurantele, activitățile de divertisment, autoturismele sau combustibilul. Firma trebuie, prin urmare, să verifice regulile aplicate de fiecare stat înainte de completarea cererii.

De asemenea, procedura nu poate fi folosită pentru TVA facturată greșit. Dacă furnizorul străin a aplicat taxa deși operațiunea trebuia facturată fără TVA, corectarea trebuie solicitată furnizorului, nu administrației fiscale.

Cât durează soluționarea

Autoritatea fiscală din statul de rambursare trebuie, în principiu, să comunice aprobarea sau respingerea cererii în termen de patru luni de la primirea acesteia.

Termenul poate fi prelungit dacă administrația fiscală solicită documente sau informații suplimentare. În cazul unei respingeri integrale sau parțiale, autoritatea trebuie să comunice motivele deciziei.

Contestația nu se depune la ANAF, ci la autoritatea competentă din statul care a refuzat rambursarea, cu respectarea procedurii și termenelor aplicabile în țara respectivă.

Termenul de 30 septembrie privește TVA plătită în 2025

Pentru taxa achitată în alte state membre în cursul anului 2025, formularul 318 trebuie transmis cel târziu miercuri, 30 septembrie 2026.

Termenul este prevăzut atât de procedura ANAF, cât și de Directiva europeană 2008/9/CE. Cererea este considerată depusă numai dacă au fost completate toate informațiile obligatorii.

Firmele care au avut anul trecut angajați trimiși în deplasări externe, autovehicule alimentate în alte state, participări la târguri sau achiziții locale ar trebui să verifice din timp facturile. Lăsarea procedurii pentru ultimele zile poate crea probleme dacă formularul nu este validat, semnătura electronică nu funcționează sau lipsesc documentele cerute de statul de rambursare.

Procedura și condițiile sunt prezentate în ghidul ANAF pentru recuperarea TVA achitate în alt stat membru, iar termenul de 30 septembrie este stabilit și prin Directiva 2008/9/CE.