Noile reguli privind rambursarea TVA extind analiza de risc fiscal, autorităţile urmând să verifice inclusiv diferenţele dintre declaraţiile fiscale, informaţiile din sistemele electronice de raportare şi evoluţia sumelor solicitate la rambursare, arată o analiză Deloitte România.

"Modificările aduse procedurii de rambursare a TVA prin Ordinul ANAF nr. 1.123/2026 transmit un semnal important pentru mediul de business: analiza de risc fiscal devine mai amplă, iar coerenţa informaţiilor raportate de companii capătă o importanţă tot mai mare. 

Dacă până acum atenţia departamentelor financiare era concentrată pe corectitudinea declaraţiilor, documentarea tranzacţiilor şi verificarea partenerilor comerciali, noile reguli evidenţiază importanţa unei abordări mai integrate. Nu mai este suficient ca fiecare document să fie corect analizat individual. Datele trebuie să se coreleze între ele, inclusiv cu informaţiile raportate prin sistemele electronice ale ANAF", se arată în analiza semnată de Victoria Dobre, Senior Manager, şi Mihnea Păsărin, Senior Consultant, Impozitare Indirectă, Deloitte România.

Analiza de risc fiscal poate fi extinsă şi asupra furnizorilor companiilor care solicită rambursarea TVA

"Una dintre schimbările relevante ale noii proceduri este că riscul asociat rambursării TVA nu este analizat exclusiv prin raportare la compania care depune solicitarea. Potrivit ordinului, analiza poate fi extinsă şi asupra furnizorilor care generează o parte importantă din TVA deductibilă. În acelaşi timp, criteriile introduse vizează diferenţele dintre TVA raportată în decontul D300 şi informaţiile disponibile prin RO e-Factura şi RO e-Case de marcat, precum şi situaţiile în care suma solicitată la rambursare creşte semnificativ faţă de deconturile anterioare sau sunt efectuate regularizări importante.

Această abordare arată că analiza de risc nu se limitează la profilul fiscal al partenerilor comerciali, ci devine relevant şi dacă informaţiile declarate de companie coincid cu datele disponibile în sistemele fiscale, dacă există diferenţe care pot fi explicate şi dacă evoluţia poziţiei de TVA este susţinută de activitatea economică. Cu alte cuvinte, relaţia comercială, documentele justificative şi datele raportate trebuie privite împreună", precizează autorii analizei.

Aceştia subliniază că diferenţele dintre raportările fiscale nu indică automat existenţa unor erori, însă trebuie identificate şi justificate.

"În practică, diferenţele dintre declaraţii şi sistemele electronice nu indică automat o eroare fiscală. Ele pot apărea din motive legitime, dar devin o vulnerabilitate dacă nu sunt identificate la timp, nu sunt reconciliate sau nu pot fi documentate rapid. În astfel de situaţii, simpla existenţă a documentelor justificative nu este suficientă. Compania trebuie să poată demonstra, în mod coerent şi verificabil, întregul parcurs al unei tranzacţii economice, de la documentarea acesteia şi înregistrarea contabilă până la reflectarea în raportările fiscale, asigurând totodată reconcilierea şi justificarea eventualelor diferenţe între sistemele relevante", se menţionează în document.

În ceea ce priveşte rambursările de TVA, consultanţii atrag atenţia că majorarea sumelor solicitate trebuie să poată fi explicată prin activitatea economică a companiei.

"O rambursare mai mare decât în perioadele anterioare poate fi perfect justificată economic. Poate reflecta investiţii în echipamente, extinderea capacităţii de producţie, achiziţii importante, sezonalitate sau dezvoltarea unor activităţi cu drept de deducere a TVA. Din perspectiva managementului fiscal, este însă important ca explicaţia economică să fie susţinută de date şi documente. În cazul unei rambursări semnificative, compania ar trebui să poată prezenta o reconciliere clară a soldului solicitat, să identifice principalele tranzacţii care au contribuit la formarea acestuia şi să explice eventualele variaţii faţă de perioadele anterioare. Aceeaşi abordare este utilă în cazul corecţiilor repetate ale erorilor materiale. Chiar dacă o corecţie poate fi justificată, frecvenţa acestora poate indica necesitatea unei revizuiri a proceselor interne, a controalelor contabile sau a modului în care sunt gestionate datele fiscale", potrivit analizei.

Specialiştii Deloitte recomandă companiilor să transforme reconcilierea fiscală într-un proces structurat de verificare a datelor.

"În acest context, reconcilierea fiscală ar trebui să depăşească verificarea punctuală a declaraţiilor înainte de depunere şi să devină un proces structurat, cu responsabilităţi clare şi documentarea diferenţelor identificate. Înainte de a solicita rambursarea TVA, companiile ar trebui să reconcilieze decontul D300 cu evidenţele contabile şi jurnalele de TVA, să compare datele relevante din aceste documente cu cele din RO e-Factura şi RO e-Case de marcat, să documenteze regularizările şi variaţiile semnificative ale sumelor solicitate la rambursare, să evalueze furnizorii relevanţi şi să implementeze o soluţie care să permită urmărirea tranzacţiei de la documentul justificativ până la raportarea fiscală. Aceste măsuri nu elimină riscul unei inspecţii fiscale şi nici nu garantează rambursarea într-un anumit termen. Ele pot însă contribui la identificarea timpurie a neconcordanţelor şi la pregătirea unei poziţii fiscale documentate", explică autorii.

Noile proceduri pot avea implicaţii şi asupra lichidităţilor companiilor, în special în cazul celor care solicită rambursări importante sau recurente.

"Pentru companiile care solicită rambursări semnificative sau recurente, implicaţiile nu sunt exclusiv fiscale. Verificările suplimentare pot influenţa momentul în care recuperează efectiv banii cuveniţi. Astfel, sumele solicitate la rambursare ar putea fi integrate în proiecţiile de cash-flow, aspect deosebit de relevant pentru companiile aflate în perioade de investiţii, pentru cele cu marje de profit reduse sau pentru entităţile a căror lichiditate depinde într-o măsură importantă de recuperarea TVA. În acelaşi timp, responsabilitatea pentru pregătirea unei rambursări nu ar trebui să revină exclusiv echipei de contabilitate. Este necesară colaborarea dintre departamentele financiar, fiscal, achiziţii şi, după caz, IT, astfel încât diferenţele dintre sisteme să fie identificate şi remediate înainte de depunerea declaraţiilor", se mai arată în analiză.

Consultanţii precizează, totodată, că identificarea unor criterii de risc nu presupune automat declanşarea unei inspecţii fiscale.

"Noile reguli de rambursare a TVA nu înseamnă că orice diferenţă de raportare reprezintă o abatere sau că orice companie care solicită o rambursare importantă va fi supusă automat unei inspecţii fiscale. Identificarea unui criteriu de risc trebuie analizată în cadrul mecanismului procedural prevăzut de legislaţie. Totuşi, direcţia este relevantă pentru mediul de business: conformarea fiscală nu mai poate fi privită doar ca o succesiune de declaraţii depuse la termen şi documente arhivate corespunzător. Companiile trebuie să fie pregătite să explice coerenţa datelor raportate şi să susţină, într-o manieră documentată, atât tranzacţiile efectuate, cât şi evoluţia poziţiei lor fiscale", subliniază autorii analizei.